Ik heb een missie en wil dat er in Nederland en België minder tijd verspilt gaat worden aan inefficiënt en ineffectief vergaderen. Ik denk (en dat is nog een erg conservatieve schatting) dat in een gemiddelde organisatie iedere medewerker minstens 1 uur per week onnodig aan het vergaderen is. Bij een organisatie van 50 medewerkers is dat al snel 1 FTE! Hier gaan we voor eens en voor altijd een einde aan maken. Laten we als eerste maar eens beginnen met efficiënt vergaderen: Want efficiënt vergaderen is de basis van iedere doelgerichte en effectieve vergadering.
Tijdens de training effectief vergaderen vertel ik altijd dat een effectieve vergadering bestaat uit 2 cruciale onderdelen: effectief communiceren, én een goed vergaderproces/structuur. Een goede vergaderagenda en de juiste agendapunten zijn hierbij onmisbaar voor elke succesvolle vergadering. Nog te vaak is de agenda debet aan een vergadering die veel beter had gekund. In dit artikel vertel ik hoe je een agenda voor een vergadering creëert die wel werkt. Een goede agenda met de juiste agendapunten is de eerste stap op weg naar een succesvolle meeting.
Door beter met de rondvraag om te gaan, en hier structuur in aan te brengen, kun je effectiever vergaderen. Als laatste onderdeel van een werkoverleg of vergadering zou de rondvraag niet langer dan 10 minuten moeten duren, dit bij een gemiddeld team. Het is dus niet de bedoeling om weer te gaan discussiëren in de rondvraag.
Ineffectief vergaderen kost alleen maar tijd, effectief vergaderen levert geld op. Door meer structuur tijdens het vergaderen aan te brengen (met duidelijke rollen, leiding en meer inzicht in elkaars kwaliteiten en talenten) krijg je vergaderingen, en die wel wat opleveren. Hiermee kun je effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg.
Vergaderen is teamwerk en wanneer iemand niet, of juist te veel, aan het woord komt is dit een gemiste kans. Met onderstaande DISC vergader tips kun je optimaal gebruik maken van elkaars stijl, elkaar beter begrijpen, en effectief en efficiënt vergaderen.
Wat veel vergaderingen missen is structuur. Een goede structuur begint met een goede voorbereiding, een goede vergader agenda, en een goede planning van de agendapunten.
Wie regelmatig samenwerkt met anderen, in een team of deelneemt aan een vergadering, zal dit wel herkennen. Jouw manier van handelen, denken en doen is niet hetzelfde als die van een ander. Dit geeft vaak spanningen, miscommunicatie en zorgt ervoor dat de samenwerking niet optimaal is.
Het laatste waar je op zit te wachten is dat iets of iemand de vergadering verstoort. Helaas kan er, ondanks een vlekkeloze voorbereiding, altijd wel iets fout kan gaan. Dit is onvermijdelijk. Het is net als de wet van Murphy: Alles wat fout kan gaan, zal ooit een keer fout gaan.
In mijn werk als facilitator heb ik aardig wat internationale meetings, conference calls en bijeenkomsten georganiseerd en geleid. Mijn ervaring is dat het succes van een vergadering voor meer dan 60% bepaald wordt door de voorbereiding. Een goed voorbereide en geleide vergadering is zeer waarschijnlijk een succesvolle vergadering. Hieronder mijn 10 stappen die leiden tot een succesvolle vergadering:
