Ik heb een missie en wil dat er in Nederland en België minder tijd verspilt gaat worden aan inefficiënt en ineffectief vergaderen. Ik denk (en dat is nog een erg conservatieve schatting) dat in een gemiddelde organisatie iedere medewerker minstens 1 uur per week onnodig aan het vergaderen is. Bij een organisatie van 50 medewerkers is dat al snel 1 FTE!
Hier gaan we voor eens en voor altijd een einde aan maken. Laten we als eerste maar eens beginnen met efficiënt vergaderen: Want efficiënt vergaderen is de basis van iedere doelgerichte en effectieve vergadering.
Wat is een effectieve vergadering?
Een effectieve vergadering is een vergadering die meer oplevert dan de tijd en energie die je erin stop. Anders moet je er niet aan beginnen. Effectief vergaderen bestaat in mijn optiek uit 2 belangrijke onderdelen: een goed vergaderproces én een goede communicatie. In de training effectief vergaderen leg ik uit hoe dit in zijn werk gaat. Maar ook als je alleen maar besluit om efficiënter te gaan vergaderen, dan kom je al een heel eind.
Efficiënt vergaderen
Wil je efficiënt vergaderen dan moet je beginnen met heel kritisch te gaan kijken naar alle vergadering die je nu in jouw agenda hebt staan, of waar je de afgelopen weken aan hebt deelgenomen; of je ze nu zelf voorzit of alleen maar als deelnemer aan de tafel zit. Ik denk dat je heel erg gaat schikken van alle elementen die bijdragen aan ineffectief vergaderen. Begin als eerste met deze aan te passen, of zelfs te schrappen als ze niet echt nodig zijn.
In mijn artikel effectief vergaderen doen wij zo! heb ik 12 vergadertips gegeven die gelijk leiden tot een veel efficiëntere en effectievere vergadering:
- Vergader alleen als het echt nodig is.
- Vergader nooit zonder een agenda.
- Zorg dat iedereen op tijd beschikt over alle stukken en informatie.
- Bereid je altijd voor.
- Begin op tijd, eindig op tijd.
- Timemanagement is de verantwoordelijkheid van alle deelnemers.
- Blijf bij het onderwerp.
- Respecteer elkaar, luister naar elkaar en maak samen afspraken.
- Luister niet alleen naar wet wel gezegd wordt maar ook naar wat er NIET gezegd wordt (maar toch belangrijk is).
- Neem je verantwoordelijkheid en kom afspraken na.
- De rondvraag duurt niet langer dan 5 minuten.
- De notulen zijn kort en krachtig.
Ik kan je garanderen dat als je deze 12 tips consequent volgt jouw vergaderingen vanaf nu veel efficiënter zullen zijn.
De rol van de voorzitter
De rol van de voorzitter is cruciaal bij efficiënt vergaderen. Een goed geleide vergadering is doelgericht, daadkrachtig en efficiënt. Een goede voorzitter is ondersteunend aan de vergadering, en naast het bewaken van de agenda, zorgt hij ook voor een goede structuur zodat de deelnemers zich op het vergaderen zelf kunnen concentreren.
De voorzitter is vanuit zijn rol onafhankelijk en zorgt dat iedereen aan het woord kan komen, daagt soms uit, en zorg dat deelnemers niet te veel tijd gebruiken maar zeker ook niet te weinig. Niemand is gebaat bij een vergadering die er in sneltreinvaart doorheen gedrukt gaat worden. Dat is misschien wel efficiënt, maar zeker niet effectief.
Mijn top 3 van inefficiënt vergaderen
In de afgelopen jaren heb in veel vergadertrainingen mogen geven en teams mogen begeleiden. Ieder team en organisatie is natuurlijk anders, maar ik kom wel consequent 3 zaken tegen die erg hardnekkig zijn en bijdragen aan inefficiënt en ineffectief vergaderen:
- De agenda is niet in tijdblokken ingedeeld.
- Er is geen structuur of een goed vergaderproces.
- Communicatie: we begrijpen elkaar niet.
De agenda is niet in tijdblokken ingedeeld
Dit is 1 van de belangrijkste tips voor een effectieve vergaderagenda. Geef aan hoeveel tijd er beschikbaar is per agendapunt. Hiermee dwing je jezelf goed na te denken over hoeveel tijd er nodig is om een agendapunt te kunnen bespreken en een goed besluit te kunnen nemen.
Er zit bovendien een ander groot voordeel aan het timen van de agendapunten, en dat is dat je hiermee aan timemanagement kan doen. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor alle deelnemers. Die weten precies waar ze aan toe zijn en gaan elkaar helpen om een vergaderpunt binnen de gestelde tijd af te ronden. Doe je dit niet dan creëer je onduidelijkheid en is de kans levensgroot aanwezig dat de vergadering onnodig langer duurt dan noodzakelijk is.
Er is geen structuur of een goed vergaderproces
Een goed vergaderproces zorgt voor structuur in de vergadering. De vergadering zelf is maar 1 onderdeel van het vergaderproces en als je alle andere stappen overslaat krijg je onduidelijkheid en inefficiëntie.
Ik gebruik mijn eigen vergaderproces: V5. V5 vergaderen staat voor de 5 V’s van effectief en resultaatgericht vergaderen en de 5 stappen die hier onderdeel van uitmaken. Iedere stap is hierin even belangrijk:
- Voorwaarden scheppen (zodat het vergaderproces op een juiste manier kan plaatsvinden).
- Voorbereidingen treffen, zoals b.v. een goede agenda maken.
- Vergaderen, maar dan wel efficiënt en effectief.
- Vastleggen van besluiten.
- Voortgang bewaken (de besluiten ook daadwerkelijk opvolgen en nakomen).
Verder is het de voorzitter van de vergadering die de structuur en het vergaderproces moet bewaken. En ook hier geldt: less is more. Hoe meer tijd je uittrekt om te vergaderen, des te meer tijd mensen gaan nemen. De meeste vergaderingen kunnen echt wel in een 1 of 1½ uur afgerond worden.
Communicatie: we begrijpen elkaar niet
Iedereen is anders, iedereen heeft zijn eigen karakter en communicatiestijl. Niet verwonderlijk dat juist tijdens het vergaderen deze verschillen zichtbaar worden en er ruis op de lijn kan ontstaat.
Door elkaars stijl te herkennen, door te weten wie je aan de vergadertafel hebt zitten, en door hierop in te spelen, ben je beter in staat om effectief en efficiënt te vergaderen. Ik gebruik zelf het DISC model hiervoor. DISC bestaat in de basis uit 4 hoofdstijlen: Dominant, Interactief, Stabiel en Consciëntieus:
- Dominant: Extravert, taakgericht, gedreven.
- Interactief: Extravert, mensgericht, prater.
- Stabiel: Introvert, mensgericht, teamspeler.
- Consciëntieus: Introvert, taakgericht, analytisch.
Je wilt toch niet dat alleen de deelnemer met de grootste mond alle aandacht opeist, dat je niet aansluit bij de belevingswereld van de ander, of dat er conflicten ontstaan doordat men verkeerde aannames doet over het gedrag van de andere deelnemers?
Je hebt nu eenmaal mensen de makkelijk voor hun mening kunnen uitkomen, en anderen die dat lastiger vinden en die moet je juist uitnodigen om hun mening te geven. Het is de taak van de voorzitter (maar eigenlijk ook van iedereen) hierop te letten.
Wil je ook een efficiënte en effectieve vergadering?
Lees dan ook mijn andere artikelen over effectief vergaderen, of volg samen met jouw team de training effectief vergaderen:
Effectief vergaderen doen wij zo! 12 tips
Een goede vergaderagenda maken met de juiste agendapunten
De 15 beste vergadertechnieken en tips voor effectief vergaderen
Goede besluiten nemen bij het vergaderen
10 tips voor effectief vergaderen
De V5 vergadermethode voor effectief en resultaatgericht vergaderen
De rondvraag: tips bij werkoverleg en vergadering
Effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg
Tips voor effectief en efficiënt vergaderen met DISC
Agenda vergadering en agendapunten voorbeeld
Effectief vergaderen en vergadertechnieken met resultaat
Karaktereigenschappen lijst voor beter samenwerken in teams en een vergadering
Effectief vergaderen kun je leren
Wat er allemaal fout kan gaan tijdens een vergadering
10 stappen voor een succesvolle vergadering
Training effectief vergaderen
Wil je als team meer halen uit het vergaderen? Laat je dan training in effectief vergaderen.
De training effectief vergaderen is uitermate geschikt voor teams en organisaties die het beste uit zichzelf willen halen en efficiënter en effectiever willen vergaderen. Je gaat werken aan zowel het vergaderproces, als aan de communicatie binnen het team. Meer informatie hierover is te vinden op: training effectief vergaderen.
