Effectief samenwerken is geen vanzelfsprekend en gaat zeker niet vanzelf. Samenwerken is een werkwoord, je zult er wat voor moeten doen om een groep individuen tot een team te smeden. In dit artikel ga ik dieper in op wat effectieve teams zijn, wat de voorwaarden zijn voor effectief samenwerken en hoe je door het doorlopen van 4 essentiële stappen dit met jouw team ook kan bereiken.
Effectief samenwerken in organisaties en sport
De vergelijking tussen teams in organisaties en teams in de sport is snel gemaakt. Kijk maar naar succesvolle voetbalteams. Het aankopen van talent alleen is niet voldoende. Het zijn niet de individuele spelers die het succes bepalen; het is de optelsom van de spelers, de coach, de training en begeleiding, de club, de middelen en het resultaat wat ze willen bereiken. Er is over nagedacht en men volgt een duidelijk proces en koers. Pas als alles in elkaar valt kan een team effectief samenwerken en succesvol zijn. Een team is immers zo sterk als de zwakste schakel. Zo is het ook binnen organisaties.
Piramide van Lencioni over zwakke en sterke teams
Wat is nu precies het verschil tussen een zwak en een sterk team? Een goed model hiervoor is de Piramide van Lencioni. Patrick Lencioni, een Amerikaanse organisatieadviseur, beschrijft in zijn boek ‘De 5 frustratie van teamwork’ wat de verschillen tussen zwakke en sterke teams zijn:
| Zwak team | Sterk team | |
| Weinig aandacht voor | Resultaat | Gericht op |
| Vermijden van | Verantwoordelijkheid | Pakken van |
| Gebrek aan | Betrokkenheid | Sterke |
| Angst voor | Conflicten | Aangaan van |
| Gebrek aan | Vertrouwen | Onderling |
Het team als proces
Vanuit mijn achtergrond als facilitator geef ik ook trainingen in effectief vergaderen. Communicatie is hierbij belangrijk, maar zeker ook een goed vergaderproces. Een goed proces geeft houvast, veiligheid en duidelijkheid zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is.
Vanuit deze visie, en natuurlijk ook door mijn jarenlange ervaring als communicatietrainer en teamcoach, zie ik een team ook als een proces waarin je diverse stappen continu moet doorlopen om het tot een succes te maken. Net als met vergaderen, of ieder ander proces in een organisatie, geeft een goed teamproces de structuur waar iedereen de voordelen van kan plukken.
Duidelijkheid geeft veiligheid in de samenwerking en in het team
Structuur geeft duidelijkheid, en duidelijkheid geeft weer veiligheid. Stel je voor dat je morgen naar Schiphol of Brussels Airport moet en ze hebben alle bewegwijzeringen op de luchthaven weggehaald. Dit zorgt voor onduidelijkheid, onzekerheid en chaos. En zo is ook het bij teams.
Duidelijkheid geeft veiligheid. Dit betekent duidelijke afspraken, duidelijke rollen, duidelijke kaders en duidelijke taken zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Dit betekent overigens niet dat mensen geen vrijheid meer hebben en gemicromanaged moeten worden. Verre van dat. Door de duidelijkheid ontstaat er juist meer vrijheid.
Belangrijk hierbij is dat het team de verantwoordelijkheid en eigenaarschap moet gaan krijgen over de samenwerking. Geef je mensen de verantwoordelijkheid, en vertrouw je ze daarin, dan nemen ze die verantwoordelijkheid. Belangrijk hierbij is natuurlijk wel om aan de voorwaarden te voldoen zodat het team de verantwoordelijk kan nemen.
De rol van de leidinggevende
De leidinggevende heeft hierbij een cruciale rol. Was leidinggeven vroeger nog redelijk eenvoudig, teamleden deden gewoon wat er hen verlangd werd, tegenwoordig kan leidinggeven knap lastig zijn. Organisaties vragen vaak om een nieuwere vorm van leidinggeven. Termen als situationeel leidinggeven of coachend leidinggeven zijn tegenwoordig erg populair, maar passen ze wel bij jou? En ook de nieuwere generaties vragen om een andere aanpak.
Als leidinggevende geef je sturing en bied je structuur, maar wil je tegelijkertijd niet te overheersend zijn. Ook moet je rekening houden met de wederkerigheid van jouw communicatie(stijl) naar het team. Welke positieve of negatieve invloed heb ik op het gedrag van de teamleden, en welke invloed heeft hun gedrag weer om mij?
Extra aandacht voor zelfsturende teams
Is wat hierboven staat waar voor alle teams? Ja, zelf, of misschien wel juist, voor zelfsturende teams. Ook een zelfsturend team heeft leiding en structuur nodig. Misschien nog wel meer dan bij andere teams omdat er geen duidelijke leidinggevende is.
4 stappen voor effectief samenwerken in een team
Zoals ik hierboven al beschreven heb zie ik teams als een proces. Bedenkt wel dat dit geen eenmalige actie is, maar een continu teamproces waarin alle 4 de stappen noodzakelijk zijn om samen te werken aan effectief samenwerken in het team.
Stap 1: Effectief samenwerken aan de veiligheid en het vertrouwen binnen het team
Veiligheid en vertrouwen staan aan de basis van effectief samenwerken. Wil je dat een team succesvol is zul je hier als eerste aan moeten werken. Naast fysieke veiligheid gaat het hier vooral om psychologische veiligheid, en voldoende vertrouwen in elkaar hebben, in een omgeving waarin iedereen zich vrij voelt om zich te uiten en om risico’s te durven nemen zonder daarvoor afgestraft te worden.
Geen of onvoldoende veiligheid en vertrouwen leidt tot teams waar conflicten ontstaan, uitgesproken of (misschien nog wel erger) onuitgesproken, die niet opgelost worden; en teams die niet productief zijn.
DISC
Mijn favoriete tool om te werken aan veiligheid en vertrouwen, en begrip hebben voor elkaar, is het DISC model. Met DISC ga je op zoek naar elkaars bewuste en onbewuste voorkeuren in gedrag en communicatie. Alle combinaties van stijlen en voorkeuren zijn goed, alleen verschillen ze van elkaar waardoor er vaak ruis in de samenwerking en communicatie kan ontstaan.
Doordat je het gedrag wat los gaat zetten van de persoon, blijft de persoon achter het gedrag oké en kun je tegelijkertijd wel het gedrag bespreekbaar maken. Dit geeft veiligheid en meer vertrouwen in elkaar waardoor je ook feedback aan elkaar kan geven over wat er wel en nog niet werkt in de samenwerking. En als extra bonus leer je hoe je beter aan kan sluiten op de voorkeursstijl van de ander waardoor de ander zich meer begrepen voelt. Zo haal je het beste in elkaar naar boven.
Stap 2: Effectief samenwerken aan de cultuur en afspraken binnen het team
Naast de veiligheid zal er ook aandacht geschonken moeten worden aan de cultuur en de gemaakte afspraken binnen het team. Een positieve teamcultuur stimuleert samenwerking, vertrouwen en efficiëntie; terwijl een negatieve cultuur kan leiden tot conflicten, misverstanden en verminderde productiviteit.
Teamcultuur gaat vooral over de gedeelde waarden, normen, gedragingen, houdingen en overtuigingen die de manier waarop teamleden met elkaar omgaan, en met hun werk, beïnvloeden. De teamcultuur is de persoonlijkheid van het team en heeft veel invloed op de manier waarop het team met elkaar communiceert, samenwerkt, problemen oplost en beslissingen neem.
Teams die effectief willen samenwerken zullen de volgende aandachtpunten moeten onderzoeken, en zo nodig verbeteren:
Communicatie
Een goede communicatie is een essentiële voorwaarden voor effectieve samenwerking.
- Hoe communiceren men binnen het team?
- Weet iedereen elkaar te vinden of is er een eilandcultuur ontstaan?
- Is er voldoende openheid?
- Kan er op een directe en transparantie manier met elkaar worden gecommuniceerd of is er juist sprake van een roddelcultuur?
- Hoe gaat het team om met conflicten en meningsverschillen, worden deze (constructief) besproken of juist doodgezwegen?
Samenwerking
Een team dat alleen maar bestaat uit een groep individuen is geen team.
- Is er samenwerking of tegenwerking?
- Gaat men voor eigen succes of voor het succes van het team?
- Steunt men elkaar wel, of juist niet?
- Is er een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid?
Normen en waarden
Normen en waarden gaan over de beschreven en onbeschreven gedragsregels binnen het team.
- Wat vinden wij normaal?
- Wat zijn de gedragsregels binnen het team?
- Zit het team wel op 1 lijn?
- En welke waarden vindt men belangrijk, of zouden belangrijk moeten zijn?
Leiderschap
Goed leiderschap biedt de structuur waarop een team kan functioneren.
- Sluit de manier van leidinggeven aan op de behoeften van de individuele medewerkers in het team?
- Is er voldoende duidelijkheid en structuur, of misschien wel te veel?
- Welk type leiderschap heeft dit team nodig?
Besluiten nemen
De manier waarop men besluiten neemt zegt veel over de slagvaardigheid van het team
- Hoe komt dit team tot het maken van een besluit?
- Is het alleen de leidinggevende die dit doet of is het juist beter dat iedereen hierbij wordt betrokken?
- En hoe gaat het dan met het maken van lastige beslissingen, stellen we deze uit of kiezen we ervoor deze juist te maken?
Besluiten en afspraken vastleggen, en deze ook nakomen
Een goed gemaakte afspraak zorgt voor duidelijkheid. Dit gaat over de onderlinge afspraken maar ook over de afspraken met of door de leidinggevende.
- Hoe heeft het team afspraken met elkaar gemaakt?
- Zijn deze afspraken verder beschreven, of zijn het alleen informele afspraken die door iedereen anders geïnterpreteerd kunnen worden?
- Worden de afspraken ook nagekomen?
- Zijn de rollen, taken en verantwoordelijkheden in het team wel duidelijk en goed beschreven?
Omgaan met fouten
Hoe men binnen een team met fouten omgaat zegt vaak veel over de cultuur binnen een team of organisatie.
- Is er een afstraffingscultuur en probeer men fouten te verhullen of ergens anders neer te leggen?
- Of worden fouten juist gezien om ervan te leren en als een kans te groeien?
Stap 3: Effectief samenwerken aan het resultaat
Dit is misschien wel de belangrijkste stap voor effectief samenwerken. Je kan nog zoveel met elkaar discussiëren en/of afspraken met elkaar maken, uiteindelijk gaat het om het de praktijk: Je moet het doen.
In deze stap gaat het team gezamenlijk, via trial en error (want fouten maken mag) en met de juiste mindset, aan de slag om resultaten te boeken. Met andere woorden: Niet lullen maar poetsen!
Belangrijk hierbij is dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt vanuit het principe: ‘Ik ben pas succesvol als de ander ook succesvol is’. Hiermee stimuleer je een sfeer van gezamenlijkheid. Als organisatie kan je hier ook op sturen. Beloon de teamleden niet alleen voor hun individuele inzet, maar juist ook voor de samenwerking.
Tijdens deze stap is het geven (en vragen) van goede feedback erg belangrijk. Naar elkaar maar ook vanuit en naar de leidinggevende.
Stap 4: Samen blijven werken aan het team
Rome is niet in 1 dag gebouwd en zo is het ook met teams. Ik heb het in dit artikel al eerder gezegd, een team is een continu proces. Dit proces moet gemonitord blijven worden, en waar nodig aangepast om nog beter te worden. Zo bouw je aan effectieve samenwerking.
Ook belangrijk in deze stap is dat je blijft werken, en investeren, aan het ontwikkelen van de competenties binnen het team.
Dit betekent dat je elkaar moet blijven uitdagen, tijd moet (blijven) vrijmaken voor het teamproces, feedback blijven geven aan elkaar, én het teamproces moet blijven evalueren om het de volgende keer net een stukje beter te doen dan daarvoor.
Training effectief samenwerken in een team
Wil je ook aan de slag om effectief samen te werken? Kies dan voor de training effectief samenwerken in een team. In deze teamtraining ga je als team, groot of klein, aan de slag met de hierboven beschreven 4 stappen om te komen tot een betere en effectievere samenwerking.
Naast de trainingssessies bestaat deze training ook uit een stuk coaching en begeleiding voor de leidinggevende zodat je gezamenlijk komt tot een beter resultaat.
