Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“Persoonlijk leiderschap en teamontwikkeling voor mensen
en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Actie: DISC profiel + gratis coachsessie

Een goede vergaderagenda maken met de juiste agendapunten

Tijdens de training effectief vergaderen vertel ik altijd dat een effectieve vergadering bestaat uit 2 cruciale onderdelen: effectief communiceren, én een goed vergaderproces/structuur. Een goede vergaderagenda en de juiste agendapunten zijn hierbij onmisbaar voor elke succesvolle vergadering. Nog te vaak is de agenda debet aan een vergadering die veel beter had gekund.

In dit artikel vertel ik hoe je een agenda voor een vergadering creëert die wel werkt. Een goede agenda met de juiste agendapunten is de eerste stap op weg naar een succesvolle meeting.

Denk vanuit het resultaat dat bereikt moet worden

Een goede vergaderagenda maken begint vanuit het resultaat dat bereikt moet worden. Wat is het doel van de vergadering en wat moeten we beslissen of opleveren? Dit zou leidend moeten zijn voor alle agendapunten.

Je zou dan ook alleen moeten vergaderen als er een duidelijk nut en doel is. Zo niet, kun je de vergadering maar beter skippen. Te vaak kom ik nog organisaties tegen die iedere week, of om de week, een vergadering in de agenda hebben staan zonder duidelijk doel. Zonde van ieders tijd!

Denk goed na over de agendapunten

Een goede vergaderagenda is als goede film. Er zit een duidelijke opbouw in en je werkt toe naar de climax. Zet dus niet klakkeloos alle aangeleverde agendapunten op de agenda maar denk er eerst goed over na. Vaak kunnen minder belangrijke punten al op een andere manier afgetikt of meegedeeld worden. Als (technisch) voorzitter, of vanuit een andere ondersteunende rol, ben jij de regisseur.

Zijn alle agendapunten echt nodig?

Welke agendapunten zijn echt nodig om de vergadering zijn doel te laten bereiken, en in welke volgorde moeten ze op de agenda komen te staan? Hier geldt vooral ‘less is more’. Maak niet de fout te veel op de agenda te willen zetten, hiermee creëer je een probleem.

Verder zou ik de vergadering ook niet langer laten duren dan strikt noodzakelijk is. Hiermee breng je structuur aan en voorkom je dat er over allerlei bijzaken vergadert gaat worden. Dit komt de effectiviteit niet ten goede.

Geef de agendapunten een duidelijk tijdsslot

Dit is misschien wel de belangrijkste tip voor een effectieve vergaderagenda. Geef aan hoeveel tijd er beschikbaar is per agendapunt. Hiermee dwing je jezelf goed na te denken over hoeveel tijd er nodig is om een agendapunt te kunnen bespreken en een goed besluit te kunnen nemen.

Er zit bovendien een ander groot voordeel aan het timen van de agendapunten, en dat is dat je hiermee aan timemanagement kan doen. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor alle deelnemers. Die weten precies waar ze aan toe zijn en gaan elkaar helpen om een vergaderpunt binnen de gestelde tijd af te ronden. Doe je dit niet dan creëer je onduidelijkheid en is de kans levensgroot aanwezig dat de vergadering onnodig langer duurt dan noodzakelijk.

Bepaal per agendapunt wat het resultaat moet zijn

Net als het resultaat van de gehele vergadering wil je ook per agendapunt aangeven wat er met dit deel van de vergadering bereik dient te worden. Dit is niet alleen fijn voor jezelf maar hiermee manage je de verwachtingen bij de deelnemers. Een goede agenda leidt de deelnemers door de vergadering heen.

Maak een extra kolom aan om aan te geven wat er verwacht wordt van de deelnemers

Wil je dat deelnemers iets gaan doen, vertel het ze dan eerst. Anders creëer je alleen maar onduidelijkheid. Moeten deelnemers een beslissing nemen, is het een presentatie, is het juist de bedoeling dat we gaan brainstormen of is een agendapunt alleen ter mededeling? Door dit aan te geven schep je de juiste verwachtingen en voorkom je onnodige discussies.

Plan niet te veel tijd in voor de ‘notulen van de vorige vergadering’ of voor ‘de rondvraag’.

Deze 2 agendapunten die vaak standaard op de agenda staan kunnen ware tijdvreters zijn als je niet oppast. Mijn tip is om de notulen van de vorige vergadering voorafgaand aan de vergadering, of direct na de vorige vergadering, al af te kaarten en de rondvraag niet langer dan 5 minuten te laten duren. Dat is meer dan genoeg.

Vooral de rondvraag kan gekaapt worden om dingen te bespreken die niet op de agenda staan of te laat zijn aangeleverd. Laat je hiertoe niet verlijden.

Geef per agendapunt aan wie hiervan de eigenaar is

Ik ben voor eigenaarschap, van het gehele vergaderproces, maar ook per agendapunt. Zo is duidelijk wie wat moet doen, aanleveren of presenteren. Duidelijkheid geeft ook hier weer de nodige structuur.

Vermeld de benodigde document of materialen per agendapunt

Geef ook aan welk materialen of stukken/documenten per agendapunt nodig zijn. Dit helpt niet alleen jezelf met de voorbereiding(en), maar zeker ook de deelnemers.

Voorbeeld vergaderagenda

Hieronder vind je een voorbeeld van een agenda zoals ik die gebruik bij de vergaderingen die ik zelf faciliteer:

Agenda – Vergadering team effectief vergaderen

Locatie: Kantoor Rotterdam, kamer 3.04

Datum/tijd: 8 januari 2024 van 10:00 – 12:00 uur

Voorzitter: Patrick Schriel

Deelnemers: Patrick Schriel, Patrick Blauw, Sylvia te Hennepe, Coen van den Akker, Rogier van Oosterhout

Agendapunt
Tijd
Gewenst resultaat
Beslissing / Presentatie / Discussie
Eigenaar
Benodigde materialen of documenten
Vul hier het agendapunt en sub onderwerpen in [Vul hier het tijdstip in wanneer het agendapunt start en hoeveel   tijd er nodig is] [vul hier het gewenst resultaat in] [Geef aan wat er van de deelnemers gevraagd wordt te doen] [Wie is de eigenaar van dit agendapunt] [Vul hier de benodigde materialen in]

Voorbeeld: Kick-off

Introductie en kennismaking

Agenda voor de dag doornemen

Voorbeeld: 10:00 (15 minuten) Voorbeeld: Deelnemers weten welke invulling er aan de dag gegeven gaat worden. Deelnemers zijn op de hoogte van de agenda Voorbeeld: Presentatie Voorbeeld: Patrick Schriel Voorbeeld: PC, beamer, whiteboard, stiften, flipover, papier
Agendapunt 1
Agendapunt 2
Einde vergadering 12:00

Patrick Schriel

Patrick Schriel is teamcoach, facilitator, communicatietrainer en DISC expert. Hij helpt zijn cliënten met het behalen van resultaten op het gebied van persoonlijk leiderschap, samenwerken, het faciliteren van teamprocessen, effectieve communicatie, assertiviteit en zelfvertrouwen.

0 comments… add one

Leave a Comment