Je kent waarschijnlijk wel 1 of meer van de volgende feedback tools: het 4G feedback model, feedforward, de ik-ik-jij aanpak, 360 graden feedback of de sandwich methode. Allemaal manieren om feedback te geven. De meeste zijn in meer of minder mate effectief maar vergeten vaak één belangrijke factor: Hoe weet je nu zeker dat de feedback binnenkomt op de manier zoals jij het hebt bedoeld, en ook nog past bij de belevingswereld van de ander?
Iedereen zit qua gedrag en communicatie namelijk op een andere ‘golflengte’. Wat bij de één veel te hard binnenkomt en voor weerstand zorgt, is voor de ander bij feedback geven juist heel prettig, of misschien wel te soft waardoor de boodschap niet blijft hangen. Zelfs positieve feedback kan dan als negatief binnenkomen. Door gebruik te maken van DISC leer je beter feedback geven op een manier die aansluit bij de belevingswereld van de ander. DISC zorgt gelijk voor meer veiligheid in het feedbackgesprek.
Wat is DISC?
Mijn site staat vol met informatie over DISC, dus ik hou het kort. Het DISC model meet de voorkeuren die we laten zien in gedrag en communicatie en bestaat uit 4 hoofdstijlen: Dominant, Interactief, Stabiel en Consciëntieus.
Iedereen heeft zijn eigen en unieke (bewuste en onbewuste) mix van deze DISC stijlen. Deze mix, onze voorkeuren, geeft aan wat jij prettig vindt als anderen met jou communiceren, maar ook wat jouw eigen voorkeuren zijn, qua gedrag en verbale/non-verbale communicatie, in het communiceren met anderen.
Staat de deur wel open voor feedback?
In mijn DISC trainingen geef ik altijd het voorbeeld van communiceren van achter een gesloten deur. Sta je aan beide kanten van deze deur is het lastig praten met elkaar, dan krijg je misverstanden en begrijpen we elkaar minder. Lukt het je om de deur te openen, dan ben je binnen en staat de ander gelijk meer open voor jouw feedback.
Veilig, vechten of vluchten
We kiezen, vaak onbewust, voor een ‘stand’ waar vanuit we communiceren. Is het veilig (genoeg) en voelen we ons begrepen dan staan we open voor feedback en komt de boodschap over. Is het niet veilig dan kunnen we communicatief en emotioneel gaan vechten, vluchten of, in het uiterste geval, zelfs bevriezen. Dan komt de feedback onvoldoende of zelfs helemaal niet aan.
- Vechtgedrag is bijvoorbeeld: Geïrriteerd raken, kortaf worden, boos worden.
- Vluchtgedrag is bijvoorbeeld: Terugtrekken, stiller worden, ontwijkende antwoorden geven.
- Bevriezen is bijvoorbeeld: Onbenaderbaar zijn, geen reactie teruggeven.
Door aan te sluiten op de communicatie- en gedragsstijl van de ander zorg je voor meer communicatieve veiligheid in het feedbackgesprek. Het is overigens wel aan te raden om eerst te checken hoe deze persoon erbij zit. Als je feedback wil geven aan iemand wiens vrouw op het punt staat te bevallen, of wiens huis net is afgebrand, zal geen enkele methode werken. Dan moet je wachten met je feedback tot iemand emotioneel in rustiger vaarwater is gekomen.
Oordelen
Vermijd oordelen over de ander. In boodschappen zoals “Jij bent slordig” of “Jij zit altijd in een slachtofferrol” zit een enorm oordeel. Dat vinden de meeste mensen niet fijn en zal alleen maar als kritiek worden ervaren. De kans is groot dat men bij deze manier van feedback geven gelijk in de vecht/vlucht stand schiet.
Hou je bij het feedback geven aan de feiten, of de observatie van het gedrag van de ander. Geef ook gelegenheid om de visie van de ander hierbij te horen. Misschien is er voor jou ook nog iets te leren? Goede feedback is tweerichtingsverkeer.
Feedback geven moet wel echt zijn
Voordat ik dieper inhaak op de specifieke DISC stijlen. Bij feedback geven geldt 1 belangrijke regel: Het moet congruent en echt zijn. Mensen hebben er een 6e zintuig voor wanneer je dat niet bent. Kom je niet congruent of echt over dan creëer je hiermee wantrouwen (onveiligheid) bij de ander.
Je kan nog beter geen enkele feedback methode gebruiken, maar het wel oprecht menen; dan dat je alle ‘officiële’ feedbackregels volgt maar dit zo volgens de ‘regels’ doet dat het een toneelstukje wordt.
Waarom de sandwich methode niet werkt
Dit is precies de reden waarom ik geen voorstander ben van de sandwich methode. Je verpakt hierbij de negatieve boodschap tussen 2 positieve boodschappen en eigenlijk zeg je daarmee: “Ik ga je een negatieve boodschap geven maar om dat te doen geef ik je eerst een compliment zodat ik je aandacht heb, daarna zeg ik iets dat je eigenlijk niet wil horen, en ik sluit weer af met een compliment om de pijn wat te verzachten”. Dit is niet congruent, je denken en handelen komen dan niet overeen. En bovendien is het maar de vraag welke boodschap nu bij de ander is blijven hangen. Je kan in mijn optiek beter eerlijk zijn.
Wat is de ik-ik-jij feedback methode?
Bij de ik-ik-jij methode doorloop je een aantal stappen in je feedback: (1) Ik zie/merk dat … (2) Ik vind daarvan/dat komt op mij over als … (3) Herken je dat? (4) Vraag om ander gedrag.
Wat is het 4G feedback model?
De 4G feedback model gaat uit van het GEDRAG wat een ander laat zien, het GEVOEL dat je hierdoor krijgt, wat het GEVOLG van dit gedrag is en wat het GEWENST gedrag zou moeten zijn.
Wat is feedforward?
Bij feedforward ligt de nadruk niet op wat er allemaal beter kan, maar op het gewenste gedrag in de toekomst. Feedforward is een positieve manier van feedback geven.
Wat is 360 graden feedback?
Bij 360 graden feedback vraag je aan een aantal personen (dat kan ook anoniem) om feedback over jou te geven. Vaak is deze feedback schriftelijk of online. Hiermee krijg je een volledig(er) beeld omdat iedereen weer op een andere manier naar jou kijkt.
Beter feedback geven met DISC
Hieronder vind je een aantal tips en tricks hoe je DISC kan gebruiken om beter feedback te geven. Belangrijk hierbij is dat het geen trucje moet gaan worden. Het is een middel en niet het doel. Overdrijf dus niet, maak een communicatief stapje in de richting van de ander en wees verder jezelf. Dan komt de feedback het beste over.
Het doel van feedback geven is dat je iemand wil helpen het anders of beter te doen, of om iemand aan te moedigen door middel van een compliment. Dus alleen maar kritiek uiten zonder aan te geven wat je wel van de ander verwacht heeft weinig zin.
Het kan ook zijn dat voor jou de boodschap wel duidelijk is maar niet duidelijk genoeg voor de ander. Als jij hebt verteld WAT (D-stijl) je graag wil zien, maar vergeten bent te vertellen met WIE (I-stijl) je dat gaat doen, HOE (S-stijl) dat dan moet en WAAROM (C-stijl) dat is, heb je nog steeds een mismatch.
Feedback geven aan de D-stijl van DISC (Dominant)
De D houdt van een kort en bondige aanpak en wil directe controle kunnen hebben over de situatie, en zeker niet dat er misbruik van hem of haar wordt gemaakt (zoals hij/zij het verpakken van jouw feedback kan interpreteren). Wil je feedback geven aan de D? Draai er niet omheen, gebruik geen trucjes en zeg gewoon waar het op staat.
Bij lastige gesprekken kan de D eerst de bal terugkaatsen voordat deze echt open staat voor feedback.
Wat moet je doen | Wat kan je beter niet doen |
Wees direct en hou de boodschap kort | Te veel details gebruiken of om de hete brei heen draaien |
Zorg dat je alle feiten bij de hand hebt en kort kan benoemen | Vaag zijn of veel gevoelswoorden gebruiken, de D is immers rationeel |
Laat je niet intimideren door de directe reactie van de D, toon zelfvertrouwen | Onderdanig gedrag vertonen |
Focus op het resultaat | Denken en praten in problemen |
Zorg dat er voor de D wat te kiezen valt | Voor hem/haar kiezen, het gevecht met de D aangaan |
Focus op de WAT en geef richting
|
Feedback geven aan de I-stijl van DISC (Interactief)
De I houdt van interactie, wil er graag bij horen en gezien en gehoord worden. Wil je feedback geven aan de I? Knal er dan niet gelijk in maar focus je eerst even op de relatie anders kan de I de feedback veel te persoonlijk nemen. Luister (wel oprecht) naar de I maar laat je niet afleiden van je uiteindelijke doel. Van alle DISC stijlen raakt de I het meest gemotiveerd van positieve feedback. De I denkt in kansen en mogelijkheden.
Bij lastige gesprekken kan de I eerst wat emotioneel reageren voordat hij/zij echt open staat voor de feedback
Wat moet je doen | Wat kan je beter niet doen |
Toon interesse | Kortaf en onpersoonlijk worden |
Geef voorbeelden en focus wat meer op emoties en gevoel | Met te veel details komen |
Geef ruimte voor de ideeën van de I | Laat je niet afleiden van de kern |
Kies voor een positieve benadering (maar zwak de boodschap niet af) en benoem de voordelen waar de I van kan profiteren | Alleen maar kritiek uiten, op iedere slak zout leggen |
Kies voor een informele setting | Afstand creëren door b.v. recht tegenover iemand te gaan zitten |
Focus op de WIE en geef erkenning
|
Feedback geven aan de S-stijl van DISC (Stabiel)
De S is bescheiden van aard en zal niet zo snel om hulp vragen. Een stabiele omgeven (harmonie, geen conflicten) zijn erg belangrijk voor de S. Net als met de I kan feedback soms als te persoonlijk worden ervaren, zorg dus voor een veilige setting. Veiligheid is sowieso belangrijk voor de S, zolang hij/zij zich niet veilig genoeg voelt zal er geen of te weinig beweging of verandering zijn. De S kan dan soms JA zeggen, maar NEE doen.
Bij lastige gesprekken kan de S zich wat terugtrekken voordat hij/zij echt open staat voor de feedback.
Wat moet je doen | Wat kan je beter niet doen |
Zorg voor veiligheid in het gesprek, je kan beter naast de S zitten dan tegenover elkaar | Gelijk je feedback geven zonder eerst de S op zijn/haar gemak te stellen |
Praat rustig en geef specifieke voorbeelden | Boos worden of doordrammen, dan gaan de hakken in het zand |
Stap voor stap de feedback doornemen | Gehaast willen zijn |
Vraag door, een S vindt het soms lastig om tot de kern te komen | Met het eerste antwoord genoegen nemen, bedenk dat de S jou niet wil belasten |
Kom er later nog een keer op terug zodat de feedback kan inzinken | Neem niet aan dat als een S met het hoofd knik hij/zij het ermee eens is, dit betekent alleen dat de S luistert |
Focus op de HOE en geef instructie
|
Feedback geven aan de C-stijl van DISC (Consciëntieus)
De C-stijl is van nature een kritische luisteraar en legt de lat voor zichzelf en anderen hoog. Ook al zeg je 9 dingen die goed gaan, dan nog kan dat ene kleine puntje van verbetering blijven hangen en een enorm ding worden. Feedback kan al snel als kritiek worden ervaren als die niet specifiek genoeg gegeven wordt. De C vindt het ook fijn om van tevoren de informatie door te nemen zodat hij/zij er alvast over kan nadenken.
Bij lastige gesprekken kan de C zich terugtrekken of kritisch/cynisch worden voordat de C open staat voor de feedback. De C kan er ook later weer op terug komen als hij/zij het helemaal heeft uitgezocht.
Wat moet je doen | Wat kan je beter niet doen |
Geef zoveel mogelijk onderbouwde informatie, liefst vooraf | In vage of algemene termen praten, of een onsamenhangend verhaal geven |
Neem de tijd voor je feedback | Snel je feedback willen geven |
Geef de feedback op een logische manier en houdt gepaste afstand, een C heeft zijn/haar ruimte nodig | Vanuit je gevoel en emoties praten en reageren |
Laat de C zelf nadenken en tot zijn/haar eigen conclusies en/of verbeterpunten komen | Feedback geven in het bijzijn van anderen |
Verwijs naar gemaakte afspraken | Onduidelijkheid |
Focus op de WAAROM en geef informatie
|
Feedback training voor teams
Wil je met jouw team aan de slag met feedback? In de feedback training voor teams gaan we op een praktische en interactieve manier aan elkaar feedback geven, én om deze te leren ontvangen. Dat is vaak net zo lastig. We geven feedback aan elkaar maar gaan ook op zoek naar wat goed gaat, en wat nog beter kan in het team, om dit te gebruiken als hefboom voor verdere groei.