Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“Persoonlijk leiderschap en teamontwikkeling voor mensen
en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Actie: DISC profiel + gratis coachsessie

Teamontwikkeling: In 5 stappen naar een effectief team

Zet een aantal mensen bij elkaar, zelforganiserend of niet, en ze vormen een team. Dit klinkt haast te mooi om waar te zijn en dat is het meestal ook. Effectieve teams ontstaan niet vanzelf. Teamontwikkeling is nodig om een team te laten excelleren, anders blijft het gewoon een groep individuen die maar wat doet, of misschien nog wel erger bewust elkaar tegenwerkt. In dit artikel deel ik 5 stappen om met teamontwikkeling van ieder team een effectief team te maken.

Wat is een team?

Een team is een groep mensen die door samen te werken hetzelfde doel wil bereiken, of zoals je het in het Engels kan zeggen: Together Everyone Achieves More. Teams bestaan er in alle soorten en maten. Grote team, kleine teams, sportteams, projectteams, gelegenheidsteams, teams geleid door een manager, zelforganiserende teams en virtuele teams. Een team is ook een proces, het teamproces, net zoals ieder ander proces in de organisatie en net zo belangrijk.

Het belang van teamontwikkeling

In mijn vergadertrainingen geef ik altijd het voorbeeld van een organisatie van 80 man waarbij iedereen 1 uur onnodig aan het vergaderen is. Dit kost de organisatie 2 FTE. Met dit voorbeeld worden de verborgen kosten van ineffectief vergaderen al snel zichtbaar.

Als we naar teams kijken kunnen we zo’n zelfde voorbeeld maken. Teams vergaderen niet alleen, maar werken ook samen en meestal 40 uur per week. Wat nu als door miscommunicatie, ongewenst gedrag en onduidelijkheden in de organisatiecultuur dit iedereen 2 uur extra werk kost in dezelfde organisatie van 80 man? Dan heb je het los van het vergaderen al over 4 FTE. En ik ben nog erg conservatief met het voorbeeld, er zijn vele organisaties waar dit getal hoger ligt. En waar teams onvoldoende presteren werkt dit door in alle processen van de organisatie. Reken maar uit wat dit kost.

Toch is teamontwikkeling vaak de sluitpost in de begroting en zijn organisaties meer gefocust op processen dan op gedrag. Terwijl er met een effectief team waar iedereen zich veilig en gehoord voelt, én op de juiste plaats zit, veel winst te behalen valt.

Oefening

Ik wil je dan ook graag uitdagen om eens met een kritische blik naar jouw eigen organisatie en team(s) te kijken. Maak eens het rekensommetje van hierboven. Wat kost dit nu eigenlijk in jouw organisatie?

Communicatie staat centraal

Communicatie is in mijn optiek een randvoorwaarde voor teamontwikkeling. Ieder team (en organisatie) zou hier een methodiek zoals DISC voor moeten hebben. Hierdoor spreek je een gemeenschappelijk taal, leer je effectiever communiceren en beïnvloeden, en ga je elkaars gedrag beter begrijpen.

Teamontwikkeling in 5 stappen

We kennen allemaal wel Bruce Tuckman’s stadia van groepsvorming: Forming (ieder voor zich), Storming (groepsvorming), Norming (gesloten team) en Performing (open team). Dit model beschrijft de stadia die een groep doorloopt om tot een goede samenwerking te komen. Maar om een team echt te ontwikkelen heb je wel een goed stappenplan nodig. Bovendien zijn de meeste organisaties en teams anno 2020 anders georganiseerd dan toen het model voor het eerst werd gepubliceerd in 1965. Daarom heb ik een 5-stappenplan gemaakt, gebaseerd op het team empowerment model, dat door ieder team te implementeren is.

Stap 1: Voorbereiding en intake

Bij ieder traject is het belangrijk om met de probleemanalyse te beginnen en hier je plan op te baseren. Wat wil ik verbeteren of bereiken, wat is het probleem precies en wat zie ik als de oorzaak hiervan? Het heeft namelijk geen zin om een teamontwikkelingstraject te doen als de oorzaak ergens anders zit en dit geen onderdeel van het traject is. Durft bij deze stap dus ook naar de gehele organisatie of jezelf als leidinggevende te kijken.

Kijk wel goed naar de omvang van het teamontwikkelingsplan. Het is een veelvoorkomende valkuil om dit te groot in te zetten, en voordat je het weet een gedrocht hebt gecreëerd waarmee het medicijn erger is dan de kwaal. Lean and mean is hier het advies en kijk ook goed naar de quick wins die je op korte termijn al kan bereiken.

Afhankelijk van de omgang van het teamontwikkelingstraject doe ik als teamcoach vaak een intake met de individuele teamleden. Dit geeft hen de gelegenheid om vanuit een veilige setting hun visie op de situatie toe te lichten en hun wensen te inventariseren. Belangrijk is dan wel dat de input anoniem blijft. Zeker in een onveilige situatie durven teamleden hun mening vaak niet te geven als ze er misschien later op kunnen worden afgerekend.

Stap 2: Commitment en focus

Het is bij teamontwikkeling belangrijk om als 1 van de eerste stappen de ‘why’ te beantwoorden en commitment hiervoor te creëren. Waarom zijn wij bij elkaar, wat is ons bestaansrecht en wat moeten we doen als team? Dit moet kristalhelder zijn.

Je zal ook naar de kernwaarden van de organisatie moeten kijken, wat bedoelen we hier precies mee? En kunnen we de vaak algemene termen zoals pro activiteit en klantgerichtheid vertalen naar concreet gedrag. Doe je dit dan ontstaat er focus. Niet alleen bij het management, maar zeker ook binnen het team.

Stap 3: Mensen en afspraken

De teamleden maken of breken het team. Daarom is het bij deze stap zo belangrijk alle teamleden hierbij te betrekken. Wat gaat op dit moment goed in het team en wat moeten we vooral blijven doen? Maar ook wat er allemaal moet veranderen of nieuw moet worden geïnitieerd. Al deze zaken zijn belangrijk om goede (gedrags)afspraken te maken. Verder is het zaak dat ze zo breed mogelijk gedragen gaan worden, liefst door iedereen. Het moet niet worden opgelegd aan het team, het moet vanuit het team komen.

Verder moeten ook de voorwaarden worden geschapen waardoor het team optimaal kan functioneren. Veiligheid creëren staat voorop, maar ook tools en middelen die het team nodig heeft om te kunnen functioneren. Bijvoorbeeld werken aan persoonlijk leiderschap, feedback geven, ontwikkelen van competenties of het inzetten van DISC om elkaar beter te begrijpen en beter te communiceren.

Veiligheid is een randvoorwaarde

Nog even over veiligheid. Om goed te kunnen samenwerken heb je veiligheid en vertrouwen nodig. Zonder deze randvoorwaarde voor effectief samenwerken is er minder vertrouwen in elkaar en gaan we ons meer aanvallend opstellen (vechten), trekken ons terug (vluchten), of nog erger, we verstarren (bevriezen). Dit komt de samenwerking niet ten goede. Hier zal je als één van de eerste zaken aan moeten werken.

Geef ook aandacht aan het individuele teamlid

Soms is het handig om met individuele teamleden 1 of meerdere aparte (coach)sessies in te plannen. Hoe sterker de individuele teamleden, des te sterker het team.

Stap 4: Normeren en leiderschap

De uitkomsten uit stap 2 en 3 moeten vervolgens worden omgezet in concrete acties en concreet gedrag. M.a.w. ze moeten niet alleen op papier staan maar als norm gaan gelden voor het gehele team. Net zoals het voor de meeste mensen als vanzelfsprekend is dat je in de bioscoopzaal niet gaat bellen, en als dit dan toch gebeurt de beller aangesproken zal worden op zijn of haar gedrag. Dit wil je ook met de normen en gedragsafspraken in het team.

Als leidinggevende zal je hierop moeten (leren) sturen. Dit vergt vaak een iets andere insteek in het aansturen van medewerkers, omdat je nu veel meer van het corrigerend gedrag (feedback) vanuit het team wil laten komen i.p.v. dat jij als manager er ‘bovenop zit’. En ik kan net niet vaak genoeg zeggen: Practice what you preace, geef zelf het goede voorbeeld.

Stap 5: Borgen en evalueren

Willen de kernwaarden, gedragsnormen en afspraken echt langdurig gaan leven dan zal je ze moeten borgen. M.a.w. het is niet een eenmalig iets maar onderdeel van het teamproces waar je altijd aandacht voor moet hebben. Dan pas gaat het leven.

Maak gebruik van alle middelen die je hebt, hang de kernwaarden en afspraken zichtbaar op en doe regelmatig aan teambuilding. Blijf investeren in het team en laat in alles zien dat dit belangrijk is.

Verder is het ook belangrijk om regelmatig te evalueren en bij te sturen. Omstandigheden veranderen, de organisatie groeit en teamleden versterken of verlaten het team. Daar moet je op inspelen en je zal vooruit moeten plannen om veranderende en nieuwe omstandigheden voor te zijn. Dit houdt het team en de organisatie veerkrachtig.

Patrick Schriel

Patrick Schriel is life coach, teamcoach, DISC expert en facilitator voor mensen, teams en organisaties die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten. Hij helpt zijn cliënten met het behalen van resultaten op het gebied van samenwerken, het faciliteren van teamprocessen, effectieve communicatie, persoonlijk leiderschap, assertiviteit en zelfvertrouwen.

0 comments… add one

Leave a Comment