Inefficiënt vergaderen kost enorm veel tijd en geld. Denk je dat dit wel meevalt? Reken dan maar even met mij mee: In een organisatie van 50 man waar iedereen minimaal 1 uur per week onnodig aan het overleggen of vergaderen is heb je het al snel over meer dan 1 FTE. Doodzonde!
Hier gaan we voor eens en voor altijd een einde aan maken door effectiever te vergaderen. Deel deze 12 vergadertips in je team en/of organisatie, hang ze op, en spreek met elkaar af om je eraan te houden, want effectief vergaderen doen wij zo:
1. Vergader alleen als het echt nodig is
Dit is de onbetwiste nummer 1 van inefficiënt vergaderen en met deze tip alleen al kun je vele uren besparen. Een wekelijkse vergadering zonder duidelijk doel mag direct uit de agenda’s verwijderd worden. Wees kritisch en accepteer niet alle uitnodigingen die je krijgt, maar vraag je eerst af of jouw aanwezigheid wel echt noodzakelijk is. Verder hoef je er niet de hele vergadering bij te zijn, maar mag je selectief zijn en alleen aanschuiven bij de onderwerpen die jou aangaan.
2. Vergader nooit zonder een agenda
Wantrouw vergaderingen zonder agenda. Deze zijn waarschijnlijk niet goed voorbereid. Dit soort vergaderingen mag je skippen; of in ieder geval kritisch zijn of je wel of niet aanwezig zal zijn.
Over een goede vergaderagenda is nagedacht. Deze zorgt voor een goede structuur in het vergaderproces. Door de onderwerpen goed te selecteren, te ordenen en te timen weet iedereen waar hij aan toe is.
De voorzitter/facilitator is verantwoordelijk voor de agenda. Krijg je hem niet, vraag er dan naar.
3. Zorg dat iedereen op tijd beschikt over alle stukken en informatie
Nog zo’n tijdvreter in vergaderland. Wil je dat mensen effectief vergaderen dan moeten ze wel op de hoogte zijn van alle relevantie informatie, en de kans krijgen deze tot zich te nemen. Overvoer echter niet, niemand wordt vrolijk van 250 pagina’s leeswerk. Min richtlijn is minimaal 24 uur van tevoren. Krijg je ze niet op tijd, vergader dan maar niet.
4. Bereid je altijd voor
Met een goede voorbereiding is de vergadering al voor de helft geslaagd. Net zoals je van de voorzitter of facilitator mag verwachten op tijd met de agenda en de stukken te komen, mag je van elkaar verwachten dat iedereen zich goed heeft voorbereid. Dit scheelt tijd zodat je gelijk tot de kern kan komen.
5. Begin op tijd, eindig op tijd
Gedrag roept gedrag op. Begin daarom altijd op tijd anders leer je elkaar dat het blijkbaar normaal is om te laat te komen, en dus te laat te beginnen. Ook de eindtijd is belangrijk. Hier mag je elkaar op aanspreken en elkaar scherp in houden.
6. Timemanagement is de verantwoordelijkheid van alle deelnemers
Vergaderen doe je samen. Timemanagement is niet alleen de verantwoording van de voorzitter maar van iedereen. Hou elkaar daarom scherp op de tijd.
7. Blijf bij het onderwerp
Nog zo’n punt dat bijdraagt aan inefficiënt vergaderen. Dwaal niet af en blijf bij het onderwerp / essentie van jouw verhaal. Zo weet iedereen precies waar het over gaat. Te veel of te weinig informatie delen/geven werkt vaak averechts.
Gebruik de vergadering verder niet om bij te kletsen. Het bespreken van jouw vakantie in Ibiza hoort ergens anders thuis.
8. Respecteer elkaar, luister naar elkaar en maak samen afspraken
Vergaderen is samenwerken, niet elkaar tegenwerken. Vergeet dit niet. Wees proactief. Focus op het gezamenlijke belang, niet je persoonlijke positie. Deel informatie, laat mensen uitspreken en nodig deelnemers uit die minder mondig zijn om ook hun mening te geven.
Vergaderen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Hou elkaar dus scherp en spreek elkaar aan als dit nodig is. Gedrag en de vergadercultuur in een organisatie zijn soms moeilijk te veranderen, hier heb je elkaar voor nodig.
9. Luister niet alleen naar wat wel gezegd wordt maar ook naar wat er NIET gezegd wordt (maar toch belangrijk is)
Vergaderen gaat niet over de personen die het hoogste woord voeren of maar klakkeloos aannemen dat iets zo is. Het gaat juist over de issues die niet worden besproken en dit kun je alleen bereiken door een veilige setting te creëren waarin deelnemers zich vrij voelen om informatie te delen.
Leer goed te luisteren naar de werkelijke betekenis van woorden, vraag door waar nodig en check regelmatig of de aannames die jij en je mededeelnemers doen ook wel echt kloppen.
10. Neem je verantwoordelijkheid en kom afspraken na
Vergaderen heeft alleen nut als de gemaakte afspraken ook nagekomen worden. De fysieke vergadering is immers maar 1 onderdeel van het gehele vergaderproces. Je mag elkaar dus aanspreken op ieders verantwoordelijkheid.
11. De rondvraag duurt niet langer dan 5 minuten
Heb je het eindelijk voor elkaar gekregen om efficiënt te vergaderen, komt de rondvraag. In veel organisaties gaat het dan alsnog mis. De rondvraag is niet bedoeld om extra onderwerpen te bespreken of zaken via een omweg alsnog aan de orde te stellen, maar voor hele korte mededelingen of een simpele vraag. 5 minuten is meer dan voldoende!
12. De notulen zijn kort en krachtig
Hoe langer de notulen, des te minder kans dat deze gelezen gaat worden. Een letterlijk verwoording van wat er besproken is heb je waarschijnlijk alleen nodig in de rechtbank of de 2e kamer, voor bijna alle andere situaties voldoet een besluiten en actiepuntenlijst. Zorg wel dat er achter de acties altijd een naam en een datum staat wanneer deze afgerond dient te zijn. Zo weet iedereen wat hij moet doen.
Training effectief vergaderen
Een goed vergaderproces is de ruggengraat van iedere vergadering. De vergadering zelf is slechts een onderdeel van dit proces waarin voorwaarden scheppen, voorbereidingen treffen, vergaderen, het vastleggen van besluiten en de voortgang bewaken even belangrijk zijn. Een goed vergaderproces geeft structuur en duidelijkheid zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Wil je als team meer halen uit het vergaderen, laat je dan hierin trainen. De training effectief vergaderen is uitermate geschikt voor teams en organisaties die het beste uit zichzelf willen halen en effectiever willen vergaderen. Je gaat werken aan zowel het vergaderproces, als aan de communicatie binnen het team. Meer informatie hierover is te vinden op: training effectief vergaderen.
