Wie kent het niet, een teamoverleg of werkoverleg dat nergens over gaat of een vergadering die veel te lang duurt en waar geen besluiten worden genomen. Om gek van te worden! Geen structuur, onduidelijk leiderschap en elkaar niet willen of niet kunnen begrijpen. Dit de ingrediënten voor inefficiënt en ineffectief vergaderen.
Effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg
Gelukkig kan het ook anders. Ineffectief vergaderen kost alleen maar tijd, effectief vergaderen levert geld op. Door meer structuur tijdens het vergaderen aan te brengen (met duidelijke rollen, leiding en meer inzicht in elkaars kwaliteiten en talenten) krijg je vergaderingen, en die wel wat opleveren. Hiermee kun je effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg.
Structuur als ruggengraat
Vergaderen is een proces dat bestaat uit de voorbereiding, de vergadering zelf, de afspraken en de te ondernemen acties. Wil je effectief vergaderen dan heb je structuur nodig en dit is dan ook de ruggengraat van iedere vergadering of teamoverleg.
Net als met het verkeer heeft een vergadering regels nodig. Misschien niet altijd leuk, maar zonder zou het een chaos worden. Wat valt onder een goede structuur?
- Een goede agenda, een goede voorbereiding en de afspraken en acties die uit de vergadering voortkomen. Meer informatie hierover is te vinden in mijn artikel agenda vergadering en agendapunten voorbeeld.
- Zorg dat alles op logistiek gebied geregeld is. Boek de vergaderruimte op tijd en verstuur de uitnodigingen, de agenda en de vergaderstukken naar alle deelnemers zodat ze zich goed kunnen voorbereiden.
- Maak goede werkafspraken. Door werkafspraken te maken, ook wel groundrules genoemd, weet iedereen waar hij aan toe is en wat er van hem verwacht wordt.
- Vergaderen is teamwerk. Iedereen is verantwoordelijk voor het eindresultaat.
- Zorg voor een duidelijke rolverdeling en leiding tijdens het vergaderen.
- Sommige deelnemers hebben misschien meerdere rollen, b.v. een deelnemer die ook notulist is of een manager die ook de vergadering voorzit. Zorg er in dat geval voor dat deelnemers weten vanuit welke rol je spreekt.
Meer weten over een goede structuur tijdens het vergaderen? Lees dan het artikel: effectief vergaderen en vergadertechnieken met resultaat.
Wie neem de leiding?
Iedere vorm van samenwerken heeft leiding nodig, zo is het ook met vergaderen. Belangrijk is om onderscheid te maken tussen de voorzitter of coördinator van het vergaderproces en de hiërarchische verantwoordelijke. Dit zijn wezenlijke andere rollen, hoewel ze in de praktijk vaak door dezelfde persoon worden uitgevoerd.
De voorzitter of coördinator van het vergaderproces is dienstbaar aan het gehele vergaderproces en dus ook aan alle deelnemers. Dit betekent dat hij zorgt voor een goede afgestemde vergaderagenda, de vergadering voorzit, faciliteert, en de voortgang van het gehele proces bewaakt.
Wat als mijn teamoverleg of werkoverleg maar uit een klein aantal personen bestaat?
Hoe meer mensen, hoe belangrijker de structuur is. Een werkoverleg tussen 2 personen heeft natuurlijk minder structuur nodig dan een teamoverleg tussen 20 personen. Maar ook een klein overleg is gebaat met duidelijke afspraken en actiepunten waar alle betrokkenen achter staan, en die ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.
Begrijpen we elkaar wel?
Naast de structuur van het vergaderproces en duidelijke rollen is het belangrijk dat iedereen elkaar begrijpt. Dit lijkt logisch maar is het in de praktijk niet. Vergaderen is teamwerk en wanneer iemand niet, of juist te veel, aan het woord komt is dit een gemiste kans.
Door elkaars stijl te herkennen, door te weten wie je aan de vergadertafel hebt zitten, en door hierop in te spelen, ben je beter in staat om effectief en efficiënt te vergaderen. Besteed hier dan ook binnen je team voldoende aandacht aan. Wil je hier meer over weten, lees dan mijn artikel tips voor effectief en efficiënt vergaderen met DISC.
Meer weten over effectief vergaderen?
Wil je meer weten over effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg? Lees dan ook de onderstaande artikelen op mijn site:
- 10 tips voor effectief vergaderen
- De V5 vergadermethode voor effectief en resultaatgericht vergaderen
- De rondvraag: tips bij werkoverleg en vergadering
- Tips voor effectief en efficiënt vergaderen met DISC
- Agenda vergadering en agendapunten voorbeeld
- Effectief vergaderen en vergadertechnieken met resultaat
- 10 stappen voor een succesvolle vergadering
- Wat er allemaal fout kan gaan tijdens een vergadering
- Effectief vergaderen kun je leren
- Karaktereigenschappen lijst voor beter samenwerken in teams en een vergadering
- Medewerkers motiveren en hun betrokkenheid vergroten
- Communicatieve vaardigheden: luisteren, samenvatten, doorvragen
