Agenda vergadering en agendapunten voorbeeld

Vergaderen lijkt zo makkelijk maar in de praktijk valt dit vaak vies tegen. Iedereen kent wel één of meerdere voorbeelden van vergaderingen die nergens over gaan en/of nergens toe leiden. Helaas zijn dit soort vergaderingen eerder regel dan uitzondering. Vergaderen kan echter ook effectief zijn en resultaat opleveren wanneer je het professioneel aanpakt.

Wat veel vergaderingen missen is structuur. Een goede structuur begint met een goede voorbereiding, een goede agenda, en een goede planning van de agendapunten.

Agenda vergadering, wat staat er allemaal in?

De agenda is de structuur en de ruggengraat van iedere vergadering. De agenda bestaat grofweg uit 2 onderdelen:

• Doelstellingen, beschrijf hier de doelstellingen en het resultaat dat na afloop van de vergadering gehaald dient te zijn.
• De agendapunten, met tijdsindicatie, gewenst doel/resultaat

Vergeet niet de agenda vooraf af te stemmen met de deelnemers en de agenda, met de benodigde documenten, ruim van tevoren naar de deelnemers te sturen zodat men zich goed kan voorbereiden.

Voorbeeld agenda vergadering

Hieronder vind je een voorbeeld van een agenda zoals ik zelf gebruik bij mijn eigen trainingen en de vergaderingen die ik faciliteer:

Agenda – Vergadering team effectief vergaderen
Locatie: Rotterdam,  datum: 21 januari 2013, Voorzitter: Patrick Schriel

Dag 1: 09:00 – 12:00

Agendapunten vergadering

Als de agenda de ruggengraat is van de vergadering, dan zijn de agendapunten de ruggenwervels van de vergadering.

Door een vergadering goed voor te bereiden voorkom je onnodige verrassingen tijdens de vergadering zelf. Je maakt een duidelijke en haalbare agenda, bij voorkeur in samenspraak met alle andere deelnemers. Zorg dat je het doel en resultaat van de vergadering helder hebt en zorg voor een duidelijke opbouw.

Agendapunten plannen

Plan de agendapunten zoals je een vakantiereis zou plannen. Denk na over welk punt eerst behandeld dient te worden en welke agendapunten daarop volgen. Plan voldoende tijd voor ieder agendapunt. Hoe meer mensen aan de vergadertafel, hoe meer tijd je nodig zult hebben.

Denk ook goed na over welk agendapunt cruciaal is voor het slagen van de vergadering en plan dit punt niet aan het eind van de vergaderagenda. Mocht je in tijdnood komen dan kun je dit agendapunt in ieder geval wel behandelen.

Vergaderen is een proces

Vergaderen is een proces dat grofweg uit vier onderdelen bestaat. De voorbereiding, de vergadering zelf, de uitkomst (wat spreken we af) en de te ondernemen acties (wie doet wat). Alle onderdelen zijn even belangrijk en wanneer er iets schort aan één van deze onderdelen zal de effectiviteit van het hele vergaderproces hieronder lijden.

Meer weten over effectief vergaderen en vergadertechnieken?

Wil je meer weten over effectief vergaderen en vergadertechnieken? Lees dan ook de onderstaande artikelen op mijn site:

• Effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg
• Tips voor effectief en efficiënt vergaderen met DISC
• Effectief vergaderen en vergadertechnieken met resultaat
• 10 stappen voor een succesvolle vergadering
• Wat er allemaal fout kan gaan tijdens een vergadering
• Effectief vergaderen kun je leren
• Karaktereigenschappen lijst voor beter samenwerken in teams en een vergadering
• Medewerkers motiveren en hun betrokkenheid vergroten
• Communicatieve vaardigheden: luisteren, samenvatten, doorvragen