10 stappen voor een succesvolle vergadering

In mijn werk als facilitator heb ik aardig wat internationale meetings, conference calls en bijeenkomsten georganiseerd en geleid. Mijn ervaring is dat het succes van een vergadering voor meer dan 60% bepaald wordt door de voorbereiding. Een goed voorbereide en geleide vergadering is zeer waarschijnlijk een effectieve en succesvolle vergadering. Hieronder mijn 10 stappen die leiden tot een succesvolle vergadering:

1. Voorbereiding is alles

Zoals hier boven al besproken, de sleutel tot een succesvolle vergadering is de voorbereiding. Regel nummer 1 is op zijn minst het dubbele aan tijd te besteden aan de voorbereiding dan de tijd de staat voor de meeting. Dus voor een 1 daagse vergadering, plan op zijn minst 2 dagen voor de voorbereiding. Meer is natuurlijk nog beter.

2. Zorg ervoor dat de logistiek ruim van te voren geregeld is

Bespreek een vergader kamer met een raam voor wat daglicht. Zorg dat de nodige technische infrastructuur zoals een projector en netwerk aansluitingen aanwezig zijn. Zorg ook voor de lunch, koffie/thee/fris en versnaperingen. Zo nodig, reserveer voldoende hotel kamers. Verzend de uitnodigingen ruim van te voren en vergeet niet het adres te vermelden! Zorg ook dat de begin en eind tijd van de vergadering in het eerste gedeelte van de uitnodiging staat. En vraag mensen niet te vertrekken voor het einde van de meeting.

3. Bepaal de agenda met alle deelnemers

Zorg er voor dat je voldoende tijd hebt voor ieder vergaderpunt. Probeer een natuurlijk verloop in de agenda bouwen en eindig niet met meest belangrijke topic. Je hebt misschien de tijd aan het eind van de meeting hard nodig als het bespreken van de ander topics onverhoopt langer duurt dan gedacht.

4. Organiseer een conference call met alle deelnemers voorafgaand aan de meeting

Bespreek hierin de hoofddoelen van de meeting en bevestig de agenda. Zorg er ook voor dat er overeenstemming over de voorbereiding (leesmateriaal, aan te leveren stukken, etc.) door de deelnemers. Indien nodig verstuur de stukken die nodig zijn voor deze voorbereiding.

5. Zorg dat er voldoende tijd is (voor, na of in de pauzes van de meeting) voor het bespreken van zaken die niet op de officiële agenda staan

Sommige deelnemers zien andere voor het eerst en waarderen deze tijd om te netwerken of andere zaken te bespreken. Bij een meerdaagse bijeenkomst, plan het diner goed en ga niet naar die hippe tent waar de muziek zo hard staat dat men elkaar niet meer kan verstaan.

6. Zorg voor voldoende tijd aan het begin van de meeting voor een voorstel ronde inclusief de persoonlijk doelstellingen van de deelnemers

7. Zorg dat ieder agenda punt leidt tot een overeenstemming (of de bevestiging dat men het niet met elkaar eens is) en actiepunten

Niets is vervelender dan 2 uur vergaderen zonder enig resultaat.

8. Het leiden van een meeting is geen one man show

Als facilitator of voorzitter ben je de deelnemers tot dienst. Luister naar iedereen. Iedere deelnemer heeft iets toe te voegen. Iedereen heeft gelijk, vanuit hun visie. Toon compassie.

9. Het leiden van een vergadering is intensief werk

Zorg voor voldoende nachtrust. Jouw enthousiasme en energie is besmettelijk. Als jij energiek bent, zijn de deelnemers dat ook. Hou het energie niveau van de meeting in de gaten. Zorg voor zogenaamde energizers of oppeppers indien nodig.

10. Het juist afsluiten van de meeting is net zo belangrijk als een goede start

Zorg dat je voldoende tijd hebt voor een afsluitronde en vraag de deelnemers of de vergadering aan hun verwachtingen heeft voldaan, wat goed was en wat de volgende keer beter moet. Wees niet bang voor kritiek, iedere vergadering is een kans om iets nieuws te leren.

Lees ook de vervolg artikelen: Wat er allemaal fout kan gaan tijdens een vergadering en effectief vergaderen kun je leren, of volg de training Effectief vergaderen.