Tijdens de training effectief vergaderen vertel ik altijd dat een effectieve vergadering bestaat uit 2 cruciale onderdelen: effectief communiceren, én een goed vergaderproces/structuur. Een goede vergaderagenda en de juiste agendapunten zijn hierbij onmisbaar voor elke succesvolle vergadering. Nog te vaak is de agenda debet aan een vergadering die veel beter had gekund. In dit artikel vertel ik hoe je een agenda voor een vergadering creëert die wel werkt. Een goede agenda met de juiste agendapunten is de eerste stap op weg naar een succesvolle meeting.
Ineffectief vergaderen kost alleen maar tijd, effectief vergaderen levert geld op. Door meer structuur tijdens het vergaderen aan te brengen (met duidelijke rollen, leiding en meer inzicht in elkaars kwaliteiten en talenten) krijg je vergaderingen, en die wel wat opleveren. Hiermee kun je effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg.
In mijn werk als facilitator heb ik aardig wat internationale meetings, conference calls en bijeenkomsten georganiseerd en geleid. Mijn ervaring is dat het succes van een vergadering voor meer dan 60% bepaald wordt door de voorbereiding. Een goed voorbereide en geleide vergadering is zeer waarschijnlijk een succesvolle vergadering. Hieronder mijn 10 stappen die leiden tot een succesvolle vergadering:
