Sinds kort heb ik de training effectief vergaderen opgenomen in mijn trainingsaanbod. Uit ervaring weet ik dat er nog heel wat te verbeteren valt aan de manier waarop wij in Nederland vergaderen. Vergaderen is dan ook meer dan het samenbrengen van een aantal mensen en dan maar hopen dat er wat uitkomt. Vergaderen is een proces met een duidelijke structuur en heeft vooral te maken met hoe wij elkaar omgaan. De kosten van onnodig en ineffectief vergaderen kunnen snel oplopen en kost bedrijven en instellingen handen vol met geld.
Vergaderen als proces
Vergaderen is een proces dat grofweg uit vier onderdelen bestaat. De voorbereiding, de vergadering zelf, de uitkomst (wat spreken we af) en de te ondernemen acties (wie doet wat). Alle onderdelen zijn even belangrijk en wanneer er iets schort aan één van deze onderdelen zal de effectiviteit van het hele vergaderproces hieronder lijden.
De voorbereiding is één van de belangrijkste onderdelen van een vergaderen. Te vaak wordt dit onderdeel onderschat en afgeraffeld. Juist door voldoende tijd te besteden aan een goede voorbereiding zal de vergadering efficiënter en effectiever verlopen. Meer dan 50% van het succes van een vergadering hangt af van een goede voorbereiding. Onder een goede voorbereiding versta ik:
- Het opstellen en afstemmen van de agenda
- De logistiek: waar vergaderen we, wat hebben we nodig
- De juiste personen uitnodigen
- Zorgen dat de juiste stukken vooraf aan de deelnemers verstuurd worden zodat zij zich kunnen inlezen
Doordat er veel werk in de voorbereiding gestoken is kan de vergadering effectief verlopen. De agenda is de structuur waar de voorzitter of facilitator zich aan kan houden en de deelnemers weten wat er van hun verwacht wordt. Zorg altijd voor een duidelijk doel, de verwachte resultaten, van de vergadering en de onderwerpen die behandeld worden. Dit voorkomt veel verwarring.
Ik heb teveel vergaderingen meegemaakt waar aan het eind niet duidelijk was wat er nu precies afgesproken was en wie dit dan ging doen. Zonde van de tijd, dan kun je net zo goed niet vergaderen. Zorg dus voor een afspraken- of actielijst en spreek af wie, wat en wanneer gaat doen. Spreek mensen aan op hun eigen verantwoordelijkheid.
Hoe gaan we met elkaar om
Naast het opzetten van de structuur en het leren van vergadertechnieken heeft goed en effectief vergaderen alles te maken met de manier waarop wij als mensen met elkaar omgaan en communiceren. Pas wanneer we ons bewust zijn dat iedereen recht heeft op zijn eigen mening, anders is, en de zaken vanuit een ander perspectief waarneemt zijn we in staat om het groter geheel waar te nemen.
Juist in de verscheidenheid aan persoonlijkheden ligt de ware kracht van een team. Iedereen heeft gelijk, waargenomen vanuit zijn eigen perspectief, en samen zijn we pas in staat om oplossingen te vinden die we ander niet zouden zien.
Te vaak zie ik dat het IK gevoel in een team overheerst en deelnemers alleen uit zijn op persoonlijk gewin. Persoonlijke vetes worden aan de vergadertafel uitgevochten of men staat niet in zijn kracht door zich anders voor te doen dan men werkelijk is. Juist wanneer we ons bewust zijn dat een team alleen kan functioneren als we het gezamenlijke doel helder voor ogen hebben, en elkaars mening kunnen en willen respecteren, kan een team optimaal functioneren.
Effectief vergaderen
Effectief vergaderen is een tweedaagse workshop die meer is dan het leren van vergadertechnieken alleen. Door een stuk bewustwording op hoe we onszelf en anderen zien en hoe wij als mensen met elkaar omgaan, zal de effectiviteit van het team, en dus ook de vergadering, stukken verbeteren. Kijk op de effectief vergaderen pagina voor verdere informatie over de training.
{ 0 comments }
