Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“De Personal Life & Business Coach
voor mensen en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Contact

De 15 beste vergadertechnieken en tips voor effectief vergaderen

De 15 beste vergadertechnieken en tips voor effectief vergaderen

Zie jij ook altijd zo op tegen vergaderingen? Duren ze te lang, zijn ze chaotisch en eigenlijk zonde van je tijd? Dan is het nu tijd om hier wat aan te doen.

Effectief vergaderen is namelijk makkelijker dan je wellicht denkt. Met deze 15 vergadertechnieken en tips voor effectief vergaderen wordt vergaderen weer leuk en krijg je meer voor elkaar.

Vergadertechnieken en tips voor effectief vergaderen

Wat je voor effectief vergaderen nodig hebt zijn een goed proces, een goede agenda, goede (communicatieve) afspraken en vergadertechnieken die werken.

Tip 1: Vergader alleen wanneer dat echt nodig is

Veel vergaderingen worden routinematig ingepland maar zijn eigenlijk overbodig. Zonde van de tijd en het geld dat dit kost! Vergader dus alleen als het echt nodig is. Voor alle overige interacties tussen teamleden creëer je een digitaal platform waar het team met elkaar kan communiceren buiten de vergaderingen om. Veel zaken kunnen op deze manier worden afgehandeld.

Tip 2: Zorg voor een goed vergaderproces

Een goed vergaderproces is de ruggengraat van iedere vergadering. Het vergaderproces geeft structuur zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Heldere afspraken geven heldere verwachtingen en leiden weer tot heldere resultaten.

De vergadering is slecht onderdeel van dit proces waarin voorwaarden scheppen, voorbereidingen treffen, vergaderen, het vastleggen van besluiten en de voortgang bewaken even belangrijk zijn. Speciaal hiervoor het ik de V5 vergadermethode voor effectief en resultaatgericht vergaderen ontwikkeld.

Tip 3: Spreek af hoe je besluiten neemt

Besluiten zijn op verschillende manieren te nemen, van unaniem tot autocratisch. De manier waarop heeft direct invloed op de tijd die nodig is om tot een besluit te komen, maar ook voor het draagvlak van dat besluit binnen het team.

Kies dus een manier om besluiten te nemen die bij jouw team en organisatie past. Doe je dit niet dan kost dit veel tijd kosten én veel ergernis opleveren. Meer hierover kun je lezen in goede besluiten nemen tijdens het vergaderen.

Tip 4: Zorg voor een duidelijk voorzitterschap of facilitatorrol

Iedere vergadering is gediend met goed leiderschap. Neem deze rol serieus en wijs iemand aan die vanuit deze rol het team faciliteert en leidt door de vergadering. Een goede voorzitter staan in dienst van het team.

Tip 5: Zorg voor goede en duidelijke agenda

Net als het vergaderproces is een goed agenda essentieel om effectief te vergaderen. Een agenda geeft structuur waar alle deelnemer op terug kunnen vallen. Het maken van een goede agenda is overigens een vak apart. Belangrijk is dat deelnemers ruim van te voren hun agendapunten aanleveren zodat hiermee een agenda gemaakt kan worden die goed op elkaar aansluit en waar voldoende tijd gereserveerd is voor ieder agendapunt.

Meer over het creëren van een goed agenda is te lezen in agenda vergadering en agendapunten voorbeeld.

Tip 6: Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Deel relevante informatie op tijd, spreek stakeholders vooraf en lees alle vergaderstukken zodat je goed voorbereid bent om te vergaderen. Discussies duren dan minder lang zodat je gemakkelijker besluiten neemt en de vergadering op tijd klaar zal zijn.

Tip 7: Creëer gemeenschappelijk waarden

Transparantie, nieuwsgierigheid, accountability, compassie, weloverwogen en onderbouwde keuzes zijn de waarden waar ieder team en iedere vergadering wat aan heeft. Goede gemeenschappelijke waarden (en de houding die hier aan ten grondslag ligt) zijn essentieel voor effectieve teams.

Tip 8: Iedereen is verantwoordelijk voor timemanagement

Een goede agenda is de basis van timemanagement tijdens het vergaderen. Timemanagement is echter niet alleen de taak van de voorzitter, maar van alle andere deelnemers. Zo zorg je er samen voor dat je on-topic blijft en niet langer bezig bent dan strikt noodzakelijk is.

Begin de vergadering dan ook altijd op tijd, doe je dit niet dan geef je hiermee een signaal af dat je timemanagement niet al te serieus neemt. Je geeft deelnemers bovendien het excuus om te laat te komen: “We beginnen toch altijd 15 minuten laten?”

Tip 9: Zorg dat je elkaar beter begrijpt met DISC

Het DISC model bestaat uit 4 verschillende hoofdstijlen (D, I, S, en C) en geeft inzicht in communicatievoorkeuren:

  • Dominant extravert en controlerend direct, gedreven, prestatiegericht, hoog tempo, neemt leiding
  • Interactief extravert en relaterend hartelijk, enthousiast, prater, impulsief, verbaal.
  • Stabiel introvert en relaterend betrokken, vriendelijk, attent, teamplayer, harmonie, gesloten.
  • Consciëntieus introvert en controlerend denker, observator, afwachtend, precies, gesloten, privacy.

DISC vergroot de kennis van gedrag. Ik gebruik DISC vooral om teamleden inzicht in elkaar te laten krijgen zodat men beter gaat samenwerken en conflicten kan vermijden. Door een tool als DISC te gebruiken ga je, juist tijdens het vergaderen, elkaar beter begrijpen. Meer over DISC en vergaderen is te vinden in tips voor effectief en efficiënt vergaderen met DISC.

Tip 10: Wissel het stellen van vragen af met het doen van voorstellen

Communicatie is 2-weg verkeer. Zolang alleen jij aan het zenden bent (of alleen maar ontvangt) is er geen echt overleg. Te veel aan het woord zijn is niet goed, dan overheers je de vergadering, maar als je alleen maar luistert ontneem je een ander de kans om jouw mening en visie te horen. En deze is net zo belangrijk als die van een ander.

Tip 11: Zorg voor de juiste locatie

De plek waar mensen vergaderen heeft meer invloed dan je denkt. Zijn er voldoende faciliteiten? Is er voldoende ruimte en zitten de stoelen prettig? Is er voldoende daglicht? Is het te koud, te warm en is er wel voldoende ventilatie? Welke sfeer ademt de ruimte uit? Veel van deze zaken werken onbewust (en bewust) door in het gedrag van de deelnemers.

Tip 12: Creëer een veilige omgeving

Veiligheid, bij alle deelnemers, is cruciaal voor een goede en effectieve vergadering. Deelnemers worden defensief, aanvallend of stil wanneer ze zich niet veilig voelen en dat komt de vergadering niet ten goede. Ook stress heeft hier de nodige invloed op.

Wil je in een open en gezamenlijke sfeer met elkaar communiceren dan zal je van veiligheid binnen het team een top prioriteit moeten maken.

Tip 13: Leg alle besluiten vast, kort en krachtig

Notuleer niet meer dan strikt noodzakelijk is. Notulen die te lang zijn worden vaak niet of onvoldoende gelezen. Veel organisaties kunnen goed vooruit met alleen een besluiten en actiepuntenlijst. Maak deze overigens wel SMART, dat voorkomt veel onduidelijkheid.

Tip 14: Laat de rondvraag niet langer duren dan strikt noodzakelijk is

Nog een ergernis bij veel vergaderingen is de rondvraag. De rondvraag wordt vaak misbruikt om extra (niet ingediende) agendapunten toch te laten behandelen of om zaken te bespreken die niet in de vergadering thuis horen. Je kunt dit voorkomen door de rondvraag ook echt een rondvraag te laten zijn en deze kort en krachtig te kouden. Meer hierover is te vinden in de rondvraag: tips bij werkoverleg en vergadering.

Tip 15: Zorg voor een goede opvolging van de besluiten

Een vergadering is alleen geslaagd als de besluiten uit de vergadering ook echt opgevolgd worden. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid! Je mag elkaar hier dus op aanspreken wanneer dat nodig is.

Training effectief vergaderen

Wil je als team meer halen uit het vergaderen? Laat je dan training in effectief vergaderen.

De training effectief vergaderen is uitermate geschikt voor organisaties en teams die het beste uit zichzelf willen halen en beter willen samenwerken en vergaderen. Je gaat werken aan zowel het vergaderproces als de communicatie binnen het team. Meer informatie hierover is te vinden in training effectief vergaderen.

Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal Life & Business Coach en eigenaar van Patrick Schriel Coaching & Training, het coaching en trainingsbureau voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten.

1 comment… add one

Leave a Comment