Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“De Personal Life & Business Coach
voor mensen en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Contact

Goede besluiten nemen bij het vergaderen

Goede besluiten nemen bij het vergaderen

Tijdens een vergadertraining werd mij gevraagd hoe andere teams en organisaties hun besluiten nemen. Ik moest even nadenken en besloot de vraag met een tegenvraag te beantwoordden: “Hoe willen jullie besluiten nemen?” Dit klinkt misschien als een flauw antwoord maar ik wil graag dat cliënten zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen vergaderproces en niet klakkeloos overnemen wat ik voorstel.

Iedere organisatie is namelijk anders en wat voor de ene organisatie werkt, werkt juist niet voor de ander. Zo heeft de manier van besluiten nemen direct invloed op de tijd die nodig is om tot een besluit te komen, maar ook voor het draagvlak van dat besluit binnen het team. E.e.a. is natuurlijk ook nog afhankelijk van de organisatievorm en teamsamenstelling. Je moet dus goed nadenken over het besluitvormingsproces om hier een antwoord op te kunnen geven.

Goede besluiten nemen

Besluiten zijn op verschillende manieren te nemen, van unaniem tot autocratisch. Kies een manier die goed bij jouw team en organisatie past en bedenk dat de manier die je kiest direct invloed heeft op het vergaderproces, het team, én de totale organisatie.

Het unanieme besluit

Een team dat unaniem besluiten neemt zal het altijd met elkaar eens moeten zijn. Dit betekent dat je met elkaar zal moeten vergaderen tot je het eens bent. Dit kost tijd en hou hier dan rekening mee bij het maken van de agenda. Denk hierbij aan het voorbeeld van een Amerikaanse jury die urenlang in beraad is om tot een oordeel te komen.

  • Voordeel: Het besluit wordt door iedereen gedragen.
  • Nadeel: Het kan veel tijd kosten om tot een besluit te komen en er worden mogelijk compromissen gesloten waar niemand het echt mee eens is. Of iemand gaat mee in een besluit (b.v. omdat hij moe is en naar huis wil) terwijl hij het er eigenlijk niet wil.
  • Past goed bij: Kleine teams waarin ieder een even groot aandeel heeft.

Het democratisch besluit

Bij een democratisch besluit beslist de meerderheid over wat er gaat gebeuren. Vergelijk het maar met de 2e kamer: Soms moeten coalities en compromissen gesloten worden om besluiten voor elkaar te krijgen.

  • Voordeel: Het besluit kan relatief snel genomen worden en wordt door de meerderheid van het team gedragen.
  • Nadeel: Bij een compromis kan er teveel water bij de wijn worden gedaan waardoor het compromis in de praktijk slecht uitvoerbaar is (denk ook hierbij aan een wet als deze door de 2e kamer moet). En er kan weerstand ontstaan in de uitvoering van het besluit bij de teamleden die tegen waren.
  • Past goed bij: Democratische, bottom-up organisaties en teams tot 10 personen.

Het autocratische besluit

In deze vorm is er maar 1 persoon die beslist. Dit is vaak de manager of directeur die zich door zijn team laat adviseren en daarna zelf het besluit neemt.

  • Voordeel: Het besluit kan snel genomen worden. Omdat maar 1 persoon het besluit neemt geeft dit duidelijkheid en hoeven er geen compromissen gesloten te worden.
  • Nadeel: Er kan onvoldoende draagvlak zijn voor het besluit waardoor het lastig(er) kan worden dit uit te voeren.
  • Past goed bij: Grotere teams of organisaties waar de directeur ook de enige aandeelhouder is.

Het creatieve besluit

Het creatieve besluit is een vorm die normaal gesproken niet snel gebruik zal worden. Toch kan deze vorm uitkomst bieden voor team die vast zitten en een out of the box oplossing zoeken. Bij een creatief besluit kies je als team op een niet logische en creatieve manier. Je laat het besluit b.v. nemen door het jongste teamlid, laat het lot beslissen of kiest voor de meest onlogische oplossing. Dit kan verrassende keuzes opleveren.

  • Voordeel: Een team dat vast zit kan weer losgetrokken worden. Creative besluiten geven vaak verrassende uitkomsten.
  • Nadeel: Gebruik deze vorm niet als het (financieel) belang erg groot is.
  • Past goed bij: Creatieve organisaties of teams die vast zitten.

Verdere tips voor het nemen van goede besluiten bij het vergaderen

Hieronder staan nog een aantal aanvullende tips voor het nemen van besluiten. Pas ze toe en je zult merken dat besluiten beter genomen zullen worden:

  • Ga voor het win-win besluit.
  • Focus op het belang, niet op je positie. Denk in resultaten en niet vanuit problemen. Kies voor wat goed is voor het team en de organisatie.
  • Deel alle relevante informatie zodat iedereen een goede keuze kan maken.
  • Combineer het beïnvloeden/overtuigen van anderen met het stellen van vragen. En leg je redeneringen, beweegredenen en voornemens uit. Dit helpt anderen jou beter te begrijpen, en andersom.

Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal Life & Business Coach en eigenaar van Patrick Schriel Coaching & Training, het coaching en trainingsbureau voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten.

1 comment… add one

Leave a Comment