Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“De Personal Life & Business Coach
voor mensen en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Contact

Wat is time management? Plannen en organiseren in 5 stappen

Wat is time management? Plannen en organiseren in 5 stappen

Vroeg of laat ontkom je er niet aan: time management. Time management is voor de één een lust doordat het veel voordelen geeft, en voor de ander juist weer een last omdat het steeds maar niet wil lukken. Lees in dit artikel wat time management is, én hoe je in 5 stappen je werk beter kunt plannen en organiseren.

Wat is time management?

Time management is het veelal procesmatig, effectief en efficiënt plannen en uitoefenen van activiteiten en taken met als doel de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen.

Door gebruik te maken van time management krijg je de regie over je werk weer in handen en kun je tijd en taken effectiever managen. Time management is namelijk een vaardigheid die je kunt leren door niet harder, maar juist slimmer, te werken en beter je taken te plannen.

Je werk beter plannen en organiseren in 5 stappen

Hieronder vind je 5 stappen om effectief aan de slag te gaan met time management. Maar voordat je jouw werk beter gaat plannen en organiseren is het belangrijk om inzicht te krijgen in jouw eigen (belemmerende) werkpatronen. Anders ben je namelijk alleen maar bezig met symptoombestrijding.

Je kunt immers geweldig goed zijn in plannen en organiseren, maar als je geen nee kunt zeggen, niet kunt delegeren, niet assertief genoeg of te perfectionistisch bent, dan blijft het dweilen met de kraan open en gebruik je time management alleen maar als excuus om nog meer te gaan werken.

Stap 1 – Meten is weten

Je begint met een nulmeting. Hou een week lang al jou werkzaamheden bij en maak hier een overzicht van:

  • Wat doe je allemaal?
  • Hoeveel tijd kost het je?
  • Welke prioriteiten hebben deze taken/werkzaamheden en behoren ze wel of niet tot jouw kerntaken?
  • Hoeveel onderbrekingen (zoals de telefoon, onnodig je e-mail checken, of collega’s die om een praatje verlegen zitten) zitten er zoal in een dag?
  • Welke rustmomenten neem je?

Waarschijnlijk kun je direct al een aantal quick wins identificeren om effectiever aan de slag te gaan. Pas deze direct toe.

Stap 2 – Zwakke plekken

Neem nu de tijd om kritisch naar het overzicht uit stap 1 te kijken. Waar zitten de knelpunten waardoor het tot nu toe niet wilde lukken met het effectief plannen van jouw werkzaamheden? Zit het hem in:

  • Het niet of te laat plannen van jouw taken/werkzaamheden?
  • Te weinig discipline?
  • Slecht kunnen delegeren?
  • Perfectionisme of juist nonchalance?
  • Assertiviteit of geen Nee kunnen zeggen?
  • Communicatie?
  • Te veel taken doen die niet tot jouw kerntaken horen?
  • Te veel onderbrekingen tijdens het uitvoeren van jouw taken?
  • Te weinig rust nemen zodat je al gestrest bent voordat je überhaupt aan een taak begint?

Stap 3 – Plan van aanpak

Creëer nu een plan van aanpak. In dit plan zet je uiteen wat jouw werkzaamheden zijn, hoe je ze het efficiëntst kunt doen en wanneer je ze gaat doen. Je gaat dus structuur in jouw werkzaamheden aanbrengen door ze bewuster te plannen en te organiseren. Je maakt onderscheid tussen hoofd en bijzaken, én gaat betere prioriteiten en (SMART) doelen stellen.

Let op! Het gaat hier niet om harder te gaan werken, maar om slimmer aan de slag te gaan. Kijk vooral naar de dingen die je kunt delegeren, uitbesteden en automatiseren.

Belangrijk is ook om de zwakke plekken uit stap 3 in het plan van aanpak mee te nemen en hier acties aan te gaan koppelen zodat je ze echt gaat aanpakken.

Zorg ook dat je aan het begin van iedere dag 10 – 15 minuten inplant om de dag en jouw to-do lijst van die dag door te nemen en te plannen.

Stap 4 – Actie!

In stap 3 ga je jouw plan van aanpak ten uitvoer brengen. Begin zo snel als mogelijk. Belangrijk hierbij is dat je het de tijd gunt om te laten werken. Veranderingen kosten nu eenmaal tijd en oude gewoontes heb je niet zomaar uit je systeem.

Stap 5 – Regelmatig onderhoud

Net als een auto heeft time management ook regelmatig onderhoud nodig. Neem minimaal 1 keer per maand de tijd om jouw plan van aanpak onder de loep te nemen en dingen te veranderen waar dit nodig is.

Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal Life & Business Coach en eigenaar van Patrick Schriel Coaching & Training, het coaching en trainingsbureau voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten.

0 comments… add one

Leave a Comment