Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“De Personal Life & Business Coach
voor mensen en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Contact

10 tips voor effectief vergaderen

10 tips voor effectief vergaderen

Ineffectief vergaderen is één van de grootste ergernissen van werkend Nederland en België. Tijd om hier wat aan te doen want vergaderen kan ook anders. Ineffectief vergaderen kost alleen maar tijd en geld, effectief vergaderen levert op.

Met deze 10 tips voor effectief vergaderen zorg je voor vergaderingen met veel meer resultaat:

1. Bepaal het doel en (eind)resultaat dat je wilt bereiken voordat je gaat vergaderen

Vergaderen gaat veel beter als je weet waar je naar toe gaat. Definieer vooral de doelen die je in de vergadering wilt bereiken. Schrijf ze op en deel ze met de andere deelnemers, hierdoor ga je gezamenlijk de juiste richting uit.

2. Zorg voor een goed opgebouwde agenda die zo in elkaar zit dat alle agendapunten aan de orde kunnen komen

Nu je de doelen voor de vergadering hebt bepaalt is het tijd voor de agenda. Bespreek allen zaken die echt nodig zijn en zorg dat de onderwerpen elkaar op een natuurlijke manier opvolgen. Plan zo dat er ook daadwerkelijk tijd is om ze allemaal te bespreken en geef per onderwerp aan hoelang een discussie mag duren.

3. Zorg dat de juiste personen aan tafel zitten, niet meer en niet minder

Nodig alleen mensen uit die ook echt iets hebben bij te dragen aan de vergadering en nodig zijn voor de discussie/besluitvorming. Te veel mensen aan de vergadertafel kost alleen maar extra tijd en levert weinig extra’s op.

4. Ga niet zonder voorbereiding vergaderen

Met een goede voorbereiding is de vergadering al voor de helft geslaagd. Bereid je goed voor, raadpleeg stakeholders vooraf, lees de stukken en noteer alvast de belangrijkste punten die je in de vergadering wilt bespreken.

5. Laat iemand de vergadering leiden of faciliteren

Vergaderen gaat beter met goed leiderschap en structuur. De voorzitter / facilitator staat in dienst van de vergadering en is verantwoordelijk voor de leiding. Zorg dus dat iemand deze rol heeft.

6. Timemanagement is de verantwoordelijkheid van alle deelnemers

Vergaderen doe je samen. Kom op tijd, begin op tijd en hou je aan de tijd. Hou elkaar verder scherp, dwaal niet af en blijf bij de essentie van je verhaal en het doel dat je in de vergadering wilt bereiken.

7. Vergaderen is geen losstaande bezigheid maar een proces dat verankert dient te zijn in de (gehele) organisatie

Vergaderen is meer dan die paar uur met elkaar rond de tafel zitten. Het is een proces binnen de organisatie waarin het vergaderen zelf slecht 1 stap is van het vergaderproces. Een professioneel vergaderproces heeft een eigenaar, richtlijnen, afspraken, rollen en duidelijke processtappen die hier bij horen.  Effectief communiceren is een essentieel onderdeel van dit proces.

8. Laat je niet verleiden tot 1 van de rollen uit de dramadriehoek: de slachtofferrol, de aanklager of de redder

Vergaderingen zijn soms net een klucht of drama waar deelnemers meer met (of tegen) elkaar bezig zijn dan een gezamenlijk resultaat neerzetten. Hoe meer energie je steekt in het (vergader)drama, hoe minder je kunt besteden aan datgene dat je wilt bereiken.

9. Luister niet alleen naar wat gezegd wordt maar vooral naar wat NIET gezegd wordt (maar toch belangrijk is)

Vergaderen gaat niet over de personen die het hoogste woord voeren of maar klakkeloos aannemen dat iets zo is. Het gaat juist over de issues die niet worden besproken en dit kun je alleen bereiken door een veilige setting te creëren waarin deelnemers zich vrij voelen om informatie te delen.

Leer goed te luisteren naar de werkelijke betekenis van woorden, vraag door waar nodig en check regelmatig of de aannames die jij en je mededeelnemers doen ook wel echt kloppen.

10. Zorg voor een goede verslaglegging én opvolging van de besluiten

De vergadering kan nog zo succesvol zijn, zonder een goede vastlegging (notulen) en opvolging van besluiten heeft vergaderen geen zin.

Vastleggen betekent niet woord voor woord opschrijven wat er in de vergadering gezegd is, en door wie, maar op een efficiënte manier kort en krachtig de besluiten opschrijven en deze SMART maken: Specifiek, Meetbaar (wie), Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (wanneer).

Neem verder je eigen verantwoordelijkheid bij actiepunten, kom afspraken na en spreek anderen erop aan wanneer zij dan niet doen.

Effectief vergaderen met V5

De V5 vergadermethode is een unieke methodiek die in iedere organisatie en team, groot of klein, geïmplementeerd kan worden. Vergaderen is namelijk geen losstaande bezigheid maar een proces dat van invloed is op de gehele organisatie.

V5 vergaderen staat voor de 5 V’s van effectief en resultaatgericht vergaderen en de 5 versnellingen die hier onderdeel van uitmaken. Iedere versnelling is hierin even belangrijk:

  • Voorwaarden scheppen (zodat het vergaderproces op een juiste manier kan plaatsvinden)
  • Voorbereidingen treffen
  • Vergaderen
  • Vastleggen van besluiten
  • Voortgang bewaken

Communicatie neemt een belangrijke plaats in bij V5 vergaderen omdat dit een voorwaarde is om goed met elkaar om te gaan, én om de juiste (veilige) omgeving te creëren waarin mensen met elkaar kunnen samenwerken.

Meer tips nodig over effectief vergaderen?

Wil je meer tips over effectief vergaderen? Lees dan ook de onderstaande artikelen op mijn site:

Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal Life & Business Coach en eigenaar van Patrick Schriel Coaching & Training, het coaching en trainingsbureau voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten.

3 comments… add one
  • Coaching Rotterdam Sep 10, 2014, 2:31 am

    Mooie lijst van aandachtspunten. Vaak zie je wel de intentie om tot elkaar te komen maar blijven we mensen die het toch moeilijk vinden open de blijven.

  • Geert-Jan Sep 16, 2014, 10:17 am

    Zelf bij professionele bedrijven, maar ook overheden is veel verbetering aan te brengen. De effectiviteit wordt bepaald door de professionaliteit en ervaring met efficient vergaderen, van alle aanwezigen.

    Ik mis een punt waarin alle aanwezigen elkaar scherp moeten houden om effectief te blijven vergaderen. Bij teamcoaching is dit een mooi punt om mede aan te pakken.

  • patrick Sep 18, 2014, 1:46 pm

    Beste Geert-Jan,

    Je hebt helemaal gelijk. Hier was in deze 10 tips geen plaats voor maar het is zeker een cruciaal onderdeel van effectief vergaderen. In de V5 vergadermethode, en het team empowerment model is dit een centraal onderdeel van het vergader- en teamproces.

Leave a Comment