Coaching - Training - Teambuilding - DISC Expert

“De Personal Life & Business Coach
voor mensen en organisaties die investeren in zichzelf!”


Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek.
Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Contact

De V5 vergadermethode voor effectief en resultaatgericht vergaderen

De V5 vergadermethode voor effectief en resultaatgericht vergaderen

Leer effectief en resultaatgericht vergaderen met de V5 vergadermethode.

V5 is een unieke vergadermethode die in iedere organisatie en team, groot of klein, geïmplementeerd kan worden. Vergaderen is namelijk geen losstaande bezigheid maar een proces dat van invloed is op de gehele organisatie.

Vergaderen kan anders

Herkenbaar? Een werkoverleg dat nergens over gaat, een vergadering die veel te lang duurt en waar geen besluiten worden genomen. Geen structuur, onduidelijk leiderschap en elkaar onvoldoende begrijpen. Dit de ingrediënten voor inefficiënt en ineffectief vergaderen.

Gelukkig kan het ook anders met V5 vergaderen

V5 vergaderen staat voor de 5 V’s van effectief en resultaatgericht vergaderen en de 5 versnellingen die hier onderdeel van uitmaken. Iedere versnelling is hierin even belangrijk. Zou je stappen overslaan en net als met een auto direct vanuit de 3e versnelling gaan vergaderen dan zal dit moeizaam en schokkerig verlopen. De V5 vergader versnellingen zijn:

  1. Voorwaarden scheppen (zodat het vergaderproces op een juiste manier kan plaatsvinden)
  2. Voorbereidingen treffen
  3. Vergaderen
  4. Vastleggen van besluiten
  5. Voortgang bewaken

Voorwaarden scheppen

Voorwaarden scheppen de eerste versnelling van V5. Voorwaarden scheppen houdt in dat er goede vergader afspraken en richtlijnen met elkaar gemaakt worden en er een duidelijk eigenaarschap is. Wanneer vergaderen we en wanneer niet? Wie is verantwoordelijk voor het vergaderproces en wie heeft welke vergaderrol?

Voorwaarden scheppen houdt ook in dat we goed met elkaar omgaan en de juiste (veilige) omgeving creëren waarin mensen met elkaar kunnen vergaderen. Effectief communiceren dus zodat we elkaar goed begrijpen en op een juiste manier met elkaar afstemmen. Communicatie neemt dan ook een belangrijke plaats in bij V5 vergaderen.

Voorbereidingen treffen

Een goede voorbereiding is hét geheim van een geslaagde vergadering. Een goede voorbereiding begint met het definiëren van het resultaat dat in een vergadering gehaald dient te worden. Dit (eind)resultaat is dan weer de basis waarop de agenda gemaakt dient te worden, de volgorde van de vergaderpunten, en is ook bepalend voor wie er bij de vergadering aanwezig dienen te zijn.

Voor de voorzitter of facilitator betekent deze fase van het vergaderproces dat hij/zij contact opneemt met alle deelnemers om de vergaderagenda zo goed mogelijk voor te bereiden en alvast de belangrijkste punten voor kan bespreken.

Een goede voorbereiding houdt ook in dat er een geschikte vergaderruimte geregeld is, en dat deelnemers ruim op tijd op de hoogte zijn van de vergadering en alle relevante stukken ontvangen zodat zij zich goed kunnen voorbereiden en inlezen.

Vergaderen

Tijdens het vergaderen is er een speciale rol weggelegd voor de voorzitter of facilitator. Deze zal de vergadering moeten managen en er voor zorgen dat de vergadering optimaal verloopt. De voorzitter / facilitator staat in dienst van het vergaderproces en is verantwoordelijk voor het leiden van de discussie, timemanagement en het leiden van de vergadering naar de gewenste resultaten en het nemen van besluiten.

Belangrijk hierbij is goed te luisteren naar wat er gezegd wordt en vooral naar wat er niet uitgesproken wordt (maar toch belangrijk is). Ook zorgt de voorzitter / facilitator ervoor dat iedereen bij de vergadering betrokken is en blijft.

Vastleggen van besluiten

De vergadering kan nog zo succesvol zijn, zonder een goede vastlegging van de besluiten heeft vergaderen geen zin. Vastleggen betekent niet woord voor woord opschrijven wat er in de vergadering gezegd is, en door wie, maar op een efficiënte manier kort en krachtig de besluiten opschrijven en deze SMART maken: Specifiek, Meetbaar (wie), Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (wanneer).

Voorgang bewaken

Afspraken maken is één ding, ze uitvoeren is in veel organisaties iets anders. De voorgang bewaken betekent dat iedereen zijn verantwoordelijk neemt en de afspraken uit de vergadering (op tijd) nakomt en gaat opvolgen. Net als met de andere versnellingen van V5 vergaderen zal er iemand moeten zijn die verantwoordelijk is voor dit gedeelte van het vergaderproces en dit ook bewaakt.

De voortgang bewaken houdt ook in dat we niet alleen de voortgang over de vergadering bewaken maar ook het vergaderproces en regelmatig evalueren wat er goed gaat en wat er nog beter kan.

Schakelen voor effectief en resultaatgericht vergaderen

Net als met een auto zal je tussen de verschillende versnellingen van het vergaderproces moeten schakelen om uiteindelijk daar te komen waar je wilt.

Meer weten over de V5 vergadermethode?

V5 staat voor effectief en resultaatgericht vergaderen. Geïnteresseerd in wat V5 vergaderen voor jouw team of organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Patrick Schriel om de diverse mogelijkheden te bespreken. Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal Life & Business Coach en eigenaar van Patrick Schriel Coaching & Training, het coaching en trainingsbureau voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten.

1 comment… add one

Leave a Comment