Deze site maakt gebruik van cookies.
Post image for Effectief vergaderen en vergadertechnieken met resultaat

Effectief vergaderen en vergadertechnieken met resultaat

by patrick on June 17, 2012

Nederland is een vergaderland. Met onze overlegcultuur vergaderen we heel wat af. Vergaderen is ook één van onze minst populaire bezigheden. Vergaderen kost tijd, geld en levert vaak bitter weinig op. Hoe leer je effectief vergaderen en welke vergadertechnieken kun je gebruiken om een beter resultaat te boeken?

Vergaderen is een proces

Vergaderen is een proces dat grofweg uit vier onderdelen bestaat. De voorbereiding, de vergadering zelf, de uitkomst (wat spreken we af) en de te ondernemen acties (wie doet wat). Alle onderdelen zijn even belangrijk en wanneer er iets schort aan één van deze onderdelen zal de effectiviteit van het hele vergaderproces hieronder lijden.

Effectief vergaderen voorbereiden

Effectief vergaderen begint met een goede voorbereiding. Hiermee leg je de basis voor een effectieve en succesvolle vergadering. Als voorzitter doe je er goed aan om hier voldoende tijd voor in te plannen. De voorbereiding duurt minimaal even lang als de vergadering zelf!

Door een vergadering goed voor te bereiden voorkom je onnodige verrassingen tijdens de vergadering zelf. Tijdens de voorbereiding regel je de volgende zaken:

  • Je regelt een vergaderlocatie waar iedereen zich prettig en veilig voelt. Let op voldoende zuurstof en daglicht in de ruimte.
  • Je maakt een duidelijke en haalbare agenda. De agenda maak je bij voorkeur in samenspraak met alle deelnemers. Zorg dat je het doel van de vergadering helder hebt.
  • De uitnodiging, agenda en vergaderstukken verstuur je ruim van te voren naar alle deelnemers.
  • Maak je gebruik van een presentatie? Zorg dat deze helder, leesbaar en duidelijk is.

Wie zitten er aan tafel?

We weten wie er aan de vergadertafel zit, maar kennen we elkaar ook echt? Een van de sleutels tot effectief vergaderen is het begrijpen van de ander en zijn of haar behoeftes. Dit klinkt als een open deur maar het is wel de belangrijkste oorzaak waarom vergaderingen niet soepel verlopen.

Mensen verschillen van elkaar. Met sommige mensen voelen we ons direct op ons gemak, met anderen is het juist of we op verschillende golflente communiceren. We begrijpen elkaar simpelweg niet, omdat de ander zo anders denkt en doet dan wijzelf. Bovendien interpreteren we andermans gedrag vanuit ons eigen perspectief en onze eigen waarden. We vullen in en hierdoor ontstaat ruis en miscommunicatie.

Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn. Je gaat echter wel beter communiceren wanneer je ander beter leert kennen en inzicht gaat krijgen in zijn of haar de behoeftes, waarden en interesses.

Vergadertechnieken en tips

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: Vergadertechnieken werken maar voor een deel. Dat wil zeggen zolang het trucjes zijn, zullen mensen ze ook als trucjes ervaren. Vergadertechnieken zijn pas echt effectief als ze bij jou en de andere deelnemers passen en onderdeel uitmaken van het gehele vergaderproces.

Hieronder vind je een lijst van vergadertechnieken en tips die bijdragen aan een goed resultaat:

  • Begin op tijd. Hiermee geef je een duidelijk signaal af naar laatkomers. Waarom zouden ze de volgende keer wel op tijd komen als je toch te laat begint?
  • Je bent samen verantwoordelijk voor een goed eindresultaat. Zorg voor duidelijke afspraken en een goede rolverdeling zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
  • Spreek deelnemers aan op hun verantwoordelijkheid; dus ook wanneer iemand stukken niet gelezen heeft of met zijn telefoon of laptop bezig is.
  • Effectief vergaderen doe je samen. Laat iedereen aan bod te komen en stel grenzen waar nodig. Niemand is er mee gediend dat iemand de vergadering in gijzeling neemt door b.v. minutenlang over zijn boot te beginnen.
  • Gebruik de agenda als leidraad voor de vergadering.  Zorg voor een goede opbouw, structuur en duidelijke en haalbare doelen.
  • Dreigt een agendapunt langer te duren dan gepland, vraag de deelnemers om uit te spreken wat ze willen. Is het mogelijk om nu een beslissing te nemen, gaan we door (met als consequentie dat er minder tijd is voor andere vergaderpunten), of schuiven we het agendapunt door naar de volgende vergadering?
  • Let op het effect van je eigen communicatie en die van anderen. Vermijd het lezen van de gedachten van de ander (invullen) en stel vragen om veronderstellingen te controleren. Maak gebruik van LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen.
  • Wees transparant en respectvol in alles wat je doet. Dit verhoogt het vertrouwen tussen de deelnemers.
  • Wees nieuwsgierig naar de meningen van anderen. Iedereen bekijkt de situatie vanuit zijn eigen perspectief en wellicht ziet een ander zaken die jij niet ziet.
  • Let op de tijd en werk toe naar een duidelijk beslissing of actiepunt. Hiermee voorkom je een eindeloze discussies. Wanneer een beslissing of actie is genomen, hou bij wie dit gaat doen, wanneer, en wat het (meetbaar) resultaat van de beslissing/actie zal zijn.
  • Ook zo’n hekel aan het maken (of lezen) van de notulen? Vaak is het maken van een goede besluiten en actielijst meer dan voldoende.
  • Sluit de vergadering goed af. Maak tijd voor een afsluitronde en vraag de deelnemers of de vergadering aan hun verwachtingen heeft voldaan, wat goed was en wat de volgende keer beter kan. Wees niet bang voor feedback, iedere vergadering is een kans om iets nieuws te leren.

Meer weten over vergaderen en vergadertechnieken?

Wil je meer weten over vergaderen en vergadertechnieken? Lees dan ook de onderstaande artikelen op mijn site:


Life Coach, Personal Coaching & Training - Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal & Executive Life Coach voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten. Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek: Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

{ 0 comments… add one now }

Leave a Comment

{ 4 trackbacks }

Previous post:

Next post: