Veel leidinggevenden vinden feedback geven een moeilijk onderdeel van hun werk. Naast leidinggevende of manager ben je natuurlijk ook gewoon mens en is het niet leuk om soms een minder aangename boodschap te moeten vertellen. Vooral mensen die wat introverter zijn hebben hier vaak moeite mee.
Feedback geven
Feedback geven aan iemand die uitstekend functioneert is natuurlijk niet zo moeilijk, maar hoe vertel je aan iemand dat hij minder goed functioneert zonder direct in een ja/nee discussie te belanden of erger, met ruzie of in een conflictsituatie? Hoe geef je bijvoorbeeld feedback aan iemand die toch al gevoelig is voor kritiek en hoe breng je de boodschap dan over?
Wat is je uiteindelijke doel?
Voordat je aan het feedback gesprek begint is het belangrijk om je doel te bepalen. Dit doel bepaalt voor een groot gedeelte hoe je het feedback gesprek gaat voeren en hoeveel tijd je hiervoor in moet plannen. Een slechtnieuwsgesprek ga je nu eenmaal anders in (en kost meer tijd) dan wanneer je iemand een hart onder de riem wilt steken of opbouwende feedback gaat geven.
Wat je ook doet, geef oprechte aandacht en streef naar een win-win situatie. Zelfs bij een slechtnieuwsgesprek is dit mogelijk.
Weet aan wie je feedback geeft
Iedereen is en denk anders. Ieder heeft zijn eigen persoonlijkheid, persoonlijke stijl en karakter. Feedback geven gaat veel gemakkelijker als je de karaktereigenschappen van jezelf en die van de ander kent.
Als coach maak ik zelf gebruik van de DISC persoonlijke stijl analyse. Hierin worden vier fundamentele temperamenten onderkent: Dominant, Interactief, Stabiel en Consciëntieus. Iemand met een overwegend D temperament geef je op een ander manier feedback dan iemand met een C temperament.
- Zo laat iemand met een D temperament graag zien wat hij heeft bereikt en gaat graag in discussie op basis van feiten en mijdt het conflict niet. Geef dus feedback op basis van feiten en argumenten, niet op basis van emoties of persoonlijke beleving.
- Iemand met een I temperament denkt en beleeft het feedback gesprek emotioneel. Richt je op gevoelens en stel vragen die op het gevoel ingaan om zo persoonlijke meningen en commentaar te krijgen. Tevens wil iemand met een I temparament zich graag concentreren op de grote lijnen. Vermijd details tijdens het feedback geven en laat het totaalplaatje zien zodat hij overzicht krijgt.
- Iemand met een S temperament wil graag welgemeende waardering maar zal er niet zelf om vragen. Hij zal risico’s vermijden en liever kiezen voor de veilige bekende weg. Ook bestaat de kans dat als je de druk te hoog opvoert hij geneigd is ja zal zeggen (om sneller het feedback gesprek te beëindigen) maar uiteindelijk nee zal doen.
- En iemand met een C temperament wil graag informatie hebben om te kunnen analyseren. Hij zal je oordeel altijd in twijfel trekken en zelf willen analyseren. Geef hem daarom zoveel mogelijk schriftelijke informatie en relevante data en laat hem zelf een conclusie trekken of oordelen.
In mijn artikel karaktereigenschappen lijst voor beter samenwerken in teams en een vergadering kun je meer informatie over de verschillende karaktereigenschappen vinden.
Weet wie je zelf bent
Ook is het belangrijk om te weten wat jouw karaktereigenschappen zijn. Hierdoor krijg je inzicht in jezelf en kun je eventuele valkuilen in de communicatie voorkomen door vroegtijdig mogelijke allergieën voor een ander karakter te onderkennen.
Feedback geven is congruent zijn
Mijn ervaring met feedback geven is dat je dicht bij jezelf dient te blijven, zowel in denken als in handelen. Gebruik geen trucjes, die werken vaak averechts. Wanneer je iets anders denk dan wat je zegt, en wat je lichaamstaal laat zien, dan ben je niet congruent. Onbewust vangt je gesprekspartner deze signalen op waardoor het feedback gesprek veel stroever zal verlopen.
Dit is ook gelijk de reden waarom ik niet geloof in de sandwich methode, waarin eerst positieve feedback gegeven wordt, dan de slechte feedback (waar het eigenlijk om draait), en vervolgens weer iets positiefs om het minder erg te doen lijken. Feitelijk ben je dan met een trucje bezig.
Zeggen wat je denkt
Naast de vraag welke van de drie boodschappen zal blijven hangen (je vertelt immers drie dingen om één punt duidelijk te maken), zeg je feitelijk dit: “ik ga je nu feedback geven door eerst iets positiefs te vertellen, daarna de negatieve boodschap waar het mij om gaat, en vervolgens sluit ik af met weer iets positiefs om je met een goed gevoel naar huis te sturen”. Zou jij dit willen horen tijdens een feedback gesprek?
Trucjes werken niet
Je kunt beter eerlijk zijn wanneer je feedback geeft. Dus in plaats van de sandwich methode zou je kunnen zeggen “ik ga je feedback geven en vertellen waarom ik denk dat jij minder goed functioneert, daarna geeft ik je gelegenheid om te reageren zodat ik jouw kant van het verhaal kan horen”.
Feedback geven is tweerichtingsverkeer
Net als met andere vormen van communicatie is feedback geven tweerichtingsverkeer. Feedback geven is een gesprek. Zorg dus dat jij niet alleen aan het woord bent. Dit betekent dus ook dat je de ander de ruimte en gelegenheid geeft om zijn kant van het verhaal te vertellen en toe te lichten. Misschien heb je vanuit jou gezichtspunt wel dingen over het hoofd gezien?
Geef feedback op gedrag, niet op de persoon
En als laatste, wanneer je feedback geeft, benoem dan het gedrag of het resultaat van een bepaalde taak of opdracht. Te vaak wordt nog feedback gegeven op de persoon waardoor mensen zich aangevallen voelen.
