Deze site maakt gebruik van cookies.
Wat er allemaal fout kan gaan tijdens een vergadering

Wat er allemaal fout kan gaan tijdens een vergadering

by patrick on February 2, 2010

Als facilitator neem ik altijd ruim de tijd om een vergadering of workshop voor te bereiden. Zoals aangegeven n mijn artikel 10 stappen voor een succesvolle vergadering hangt het succes van een vergadering voor meer dan 60% af van de voorbereiding. Een goed voorbereide vergadering is zeer waarschijnlijk een succesvolle vergadering.

Het laatste waar je op zit te wachten is dat iets of iemand de vergadering verstoort. Helaas kan er, ondanks een vlekkeloze voorbereiding, altijd wel iets fout kan gaan. Dit is onvermijdelijk. Het is net als de wet van Murphy: Alles wat fout kan gaan, zal ooit een keer fout gaan.

Mensen en omstandigheden veranderen en het is onmogelijk om alles onder controle te houden. Hoe goed de voorzitter of facilitator ook is, dit is geen garantie voor succes. Soms gebeuren er dingen die je gewoon niet onder controle hebt.

Hieronder is mijn top 10 van dingen die fout kunnen gaan bij een vergadering. Alles is mij minstens 1 keer overkomen, als facilitator, voorzitter of als deelnemer. Ik hoop dat jij ze kunt vermijden:

  1. Een brandoefening tijdens een conference call. Dit gebeurde toen ik een internationale conference call voorzat. Opeens, in het midden van de call, ging het brand alarm af en moest iedereen het kantoor verlaten. Als facilitator had ik maar kort de tijd om uit te leggen wat er aan de hand was voordat ik de verbinding voor iedereen moest verbreken.
  2. De controle verliezen over een virtuele vergader kamer (opgebouwd via Internet). Dit is mij 1 keer overkomen maar laat zien hoe belangrijk het is om alle relevante stukken (inclusief presentatie slides) van te voren te verzenden. Wanneer ik een call faciliteer gebruik ik altijd een virtuele vergader kamer om de slides te laten zien. Dit is een goede manier om deelnemers bij de call te houden; behalve dan wanneer ik de controle verlies.
  3. Hinderlijk geluid tijdens een conference call, wanneer mensen hun telefoon niet op stil hebben staan, of als mensen bellen met hun mobiel. Zorg ervoor dat deelnemers van te voren instructies hebben ontvangen zodat ze weten dat ze hun telefoon op stil moeten zetten wanneer ze niet spreken.
  4. Een 4-daagse meeting in een kamer zonder daglicht. Tijdens het bijwonen van een vergadering in New York hadden we een vergaderkamer, zonder raam, in een 5 sterren hotel. We zaten op de 4e verdieping, maar zonder daglicht leek het wel alsof we in de kelder opgesloten zaten. Mensen functioneren niet voor de volle 100% als er geen daglicht beschikbaar is. Zorg er altijd voor dat je een vergaderkamer met daglicht reserveert.
  5. Belangrijke documenten die missen of waarvan het computerbestand kapot is. Zorg altijd voor back-ups van de documenten die je nodig hebt.
  6. Een internationale vergadering waarbij mensen die niet op komen dagen omdat ze hun vlucht hebben gemist of omdat ze vast zitten op een luchthaven. Dit is iets wat buiten je controle ligt, of niet? Zorg ervoor dat je, wanneer je de keuze hebt, een locatie kiest die gemakkelijk te bereiken is en niet alleen via een hub die berucht is voor zijn vertraagde vluchten.
  7. Mensen zich niet hebben voorbereid voor de vergadering. Dit is de reden waarom ik altijd stukken vooraf verzend of een conference call beleg voor de vergadering.
  8. Het ontbreken van een agenda of een agenda die niet goed voorbereid is. In mijn carrière heb ik veel te veel vergadering bezocht waar er geen agenda was of één die niet afgestemd was met alle deelnemers. Het succes van de vergadering hangt mede af van een agenda die goed voorbereid is en afgestemd met alle deelnemers.
  9. Een uitnodiging die niet duidelijk is. Deze gebeurde mij recentelijk. Ik had een workshop georganiseerd vlakbij Brussel in het plaatsje Diegem (vlak bij de luchthaven). Er stonden 2 adressen op de uitnodiging, allebei in dezelfde straat: 1 voor het hotel, 1 voor de vergaderlocatie. Op de een of ander reden stond op 1 van de adressen niet Diegem maar Brussel. Dit was voor de meeste deelnemers geen probleem omdat zij uit andere landen kwamen en na aankomst direct naar het hotel gingen (met het goede adres). Allemaal, behalve 1, die met de auto naar de vergaderlocatie ging. Om het nog erger te maken was dit degene die de openingsspeech moest houden. Omdat ik de adressen niet goed had nagekeken kwam juist hij te laat aan.
  10. Gebrek aan slaap. Ben je moe dan heeft dat invloed op de functioneren, op jouw en op dat van de deelnemers. Zorg altijd dat je voldoende slaap krijgt, zeker als jij de vergadering voorzit. Hoe jij de vergadering voorzit, en met welke energie, draag je over op de deelnemers. Ben jij energiek, dan zijn anderen dit ook.

Ik heb mijn lesje geleerd, jij ook? Je kunt niet alles onder controle hebben. Zorg in ieder geval voor voldoende voorbereiding om tegenslagen het hoofd te bieden. Zorg altijd voor een back-up plan. En vergeet niet te blijven lachen, ik heb het overleefd, jij zult dit ook.

Wil je meer weten over effectief vergaderen? Volg dan de training Effectief vergaderen.


Life Coach, Personal Coaching & Training - Patrick Schriel

Patrick Schriel is Personal & Executive Life Coach voor organisaties, professionals en particulieren die hun kwaliteiten en talenten optimaal willen benutten. Maak nu een afspraak voor een gratis kennismakingsgesprek: Bel: 06-10327366 of neem contact op per e-mail.

Previous post:

Next post: